摘要:一、前期准备 需要了解的问题 1.仓库的组织架构是怎样的?(归口部门、人员组成、职责分工) 2.公司存货的主要性质、类别(原材料/备件/低值易耗品/在产品/产成品)? 3.是否有来料加工、委托加工的过程?若有,请介绍其操作流程。 4.公司是否有书面的仓库
需要了解的问题 1.仓库的组织架构是怎样的?(归口部门、人员组成、职责分工) 2.公司存货的主要性质、类别(原材料/备件/低值易耗品/在产品/产成品)? 3.是否有来料加工、委托加工的过程?若有,请介绍其操作流程。 4.公司是否有书面的仓库操作流程或收发货流程? (一)主要风险 验收程序不规范、标准不明确,可能导致数量克扣、以次充好、账实不符。 (二)主要管控措施 1.外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致。涉及技术含量较高的货物,必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。 2.自制存货的验收,应当重点关注产品质量,通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续,不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。 3.其他方式取得存货的验收,应当重点关注存货来源、质量状况、实际价值是否符合有关合同或协议的约定。 (三)需要了解的问题 1.收货前是否收到采购部门的收货通知或采购订单? 2.到货时是否按收货通知或采购订单进行签收、点数、称重、外观检查? 3.货品与订单不相符如何处理? 4.是否有独立的货品待收区域? 5.入库前是否须经过质检? 6.入库单的签发过程? 7.入库单是否预先连续编号并连续使用? 8.入库单据的联次及各联次的流转? 9.月末是否与采购部门进行对账?对账差异是否进行调查和跟进? (一)主要风险 存货领用发出审核不严格、手续不完备,可能导致货物流失。 (二)主要管控措施 企业应当根据自身的业务特点,确定适用的存货发出管理模式,制定严格的存货准出制度,明确存货发出和领用的审批权限,健全存货出库手续,加强存货领用记录。通常情况下,对于一般的生产企业,仓储部门应核对经过审核的领料单或发货通知单的内容,做到单据齐全,名称、规格、计量单位准确;符合条件的准予领用或发出,并与领用人当面核对、点清交付。 (三)需要了解的问题 1.原材料/半成品的发出是否根据生产计划? 2.领料单是否经领用部门主管签字? 3.发料时是否进行签收? 4.领料单是否预先连续编号并连续使用? 5.领料单据的联次及各联次的流转? 6.月末是否与领用部门进行对账?对账差异是否进行调查和跟进? 7.原材料的管理流程是否考虑了库存量警戒线过高、过低的问题? (一)主要风险 参照验收入库 (二)主要管控措施 参照验收入库 (三)需要了解的问题 1.是否根据生产部门的生产计划接收产成品和半成品? 2.产成品入库前是否经过质检? 3.产成品入库单的签发依据、过程? 4.产成品入库单是否预先连续编号并连续使用? 5.产成品入库单据的联次及各联次的流转? 6.月末是否与生产部门进行对账?对账差异是否进行调查和跟进? (一)主要风险 参照原材料的发出流程 (二)主要管控措施 参照原材料的发出流程 (三)需要了解的问题 1.产成品发货的流程? 2.产成品发货的依据是否按照销售部门的发货通知单或其它类似单据? 3.备货过程?是否有独立的待发区域? 4.出库单的签发流程? 5.出库单是否预先连续编号并连续使用? 6.出库单据的联次及各联次的流转? 7.发货的数量品种是否经仓库管理员和运输人员/客户的签字确认? 8.月末是否与销售部门进行对账?对账差异是否进行调查和跟进? 9.仓库台账的记录使用手工账还是系统账?是否以原始单据作为记账的依据? 10.如何进行对系统账的接触/输入控制? 11.台账必须记录的存货信息? 12.台账由谁记录?是否实时记录?如何控制交易记录入正确的截止期? 13.是否有货品内部移库的业务?移库的流程如何? 14.移库是否使用调拨单? 15.调拨单由谁批准? 16.调拨单的发出/收入数是否经双方仓库的确认? 17.调拨单是否预先连续编号并连续使用? 18.调拨单的联次及各联次的流转? 19.月末调出调入仓库是否进行对账?对账差异是否进行调查和跟进? 需要了解的问题 1.报表是系统自动生成还是手工制作? 2.报表和实物是否相符? 3.报表是否经仓库主管复核签字? 4.报表递交财务的周期如何?财务账与仓库台账的核对周期是怎样的?差异的调查和处理流程是怎样的? (一)主要风险 存货盘点清查制度不完善、计划不可行,可能导致工作流于形式、无法查清存货真实状况。 (二)主要管控措施 企业应当建立存货盘点清查工作规程,结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容,定期盘点和不定期抽查相结合。盘点清查时,应拟定详细的盘点计划,合理安排相关人员,使用科学的盘点方法,保持盘点记录的完整,以保证盘点的真实性、有效性。盘点清查结果要及时编制盘点表,形成书面报告,包括盘点人员、时间、地点、实际所盘点存货名称、品种、数量、存放情况以及盘点过程中发现的账实不符情况等内容,对盘点清查中发现的问题,应及时查明原因,落实责任,按照规定权限报经批准后处理。 (三)需要了解的问题 1.盘点的周期、盘点的组织、盘点范围、盘点清单的准备等? 2.是否有财务人员进行监盘? 3.盘点记录、盘点汇总表/盘点报表如何形成?是否经过监盘人员和盘点人员的签字确认? 4.盘点差异的账务调整是否经过管理层的批准? 5.是否有外仓或者委托代销商品?对于这些存货如何进行管理?外仓管理人员的隶属关系(公司内部职员/外包人员)?外仓和委托代销品是否进行盘点或者函证? (一)主要风险 存货报废处置责任不明确、审批不到位,可能导致企业利益受损。 (二)主要管控措施 企业应定期对存货进行检查,及时、充分了解存货的存储状态,对于存货变质、毁损、报废或流失的处理要分清责任、分析原因、及时合理。 (三)需要了解的问题 1.各类货品的摆放是否清晰规范? 2.退货在质检前是否单独堆放? 3.残次冷背的存货是否有单独的堆放区域? 4.残次冷背存货的处置程序是否依据管理层的批准?处置现场是否有仓库以外的部门对处置结果共同确认? 5.每种货品是否有卷标进行标记? 6.各货架/货位是否有货卡进行标记? 7.发货时是否依据先进先出的原则? 需要了解的问题 1.仓库的书面保安制度? 2.是否有专职的仓库管理员? 3.如何控制人员的出入?(锁匙系统?门卡?)临时人员如何出入仓库?(登记簿?管理员陪同?) 4.仓库是否保存有单价较高的存货或者易被盗窃的存货?如何保管这样的存货?是否安装有防盗设施?(探头?红外报警器?) 5.库房是否安装有消防设施?(喷淋系统/火灾报警系统等) 6.消防设施是否定期检修?消防设施是否经过消防局的认证? 7.公司是否有危险品/有毒有害品的存货?如何对这些存货进行保管?是否符合国家/行业/公司的有关标准? 需要了解的问题 1.如何确定存货保险的范围和金额? 2.存货保险的范围和金额是否经过管理层的批准? 3.保险公司的选择流程?保险合同的签订过程? 4.保险到期是否有专人负责管理?
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