物料出入库管理——物料出库管理

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物料出入库管理——物料入库管理

物料出库作业是存储管理人员根据生产计划和物料发放凭证，将所需物料从仓库中取出发放给所需单位而进行的各项业务作业过程。物料出库管理就是对物料出库作业的整体规划活动。

一、物料发放的原则
物料出库管理主要包括以下两方面的工作。
（1）物料需求单位。物料需求单位凭借规定的领料凭证（如领料单、挑拨单等）领取所需物料。领料凭证应该包括需要领取的物料名称、规格、数量等项目以及提取方式等内容。
（2）仓库。仓储管理人员在物料出库时，必须核查领料凭证的正误，按照凭证上的说明，组织物料的出库作业，并要保证把物料准确、完好地发送出去。
从仓库方面来说，虽然物料种类很多，但是物料的发放也有一定的原则可循。
（1）物料发放需要遵守既定程序。物料的发放必须按照事先规定的程序来进行，领取物料时必须持有领料凭证，且领料凭证必须符合规定要求。
（2）物料发放一般采用先进先出。物料存储首先要保证物料的可用性不变。如坚持“先进先出”的原则，可以最大限度地保证物料的可用性。同时，也要做到“保管条件差的物料先出库，包装差的物料先出库”，这也是保证物料可用性的方法之一。
（3）平时做好物料发放的准备。为了使物料得到合理使用、及时投产，必须做到快速、准确地发放物料。为此，存储人员需要提前做好发放物料的准备工作，如备好包装，准备好搬运的机器设备，安排好各种出库物料的作业人员。
（4）物料出库应及时记账。物料发送出去后，必须及时在物料保管账簿上核销，并且要保存好发料凭证，以供日后查阅。
（5）物料发放要保证安全。物料发放时要注意安全操作，防止损坏包装，振坏、摔坏物料。同时，物料要包装完整、捆扎牢靠，避免运输差错和运输导致的物料破损。
此外，仓储人员还需要经常注意物料的安全保质期等，对于已经超过保质期的物料或者已经失效的物料、已经失去使用价值的物料要严防出库，确保物料发放时的质量。

二、物料发放的方式
物料发放方式是指仓库将物料交付给用料单位时所采用的方式。需要用什么样的物料发放方式，要根据具体的情况，由供需双方事先协商确定。物料出库的基本方式有送货、提货、托运、过户、取样、移仓。

1. 送货
仓库根据物料需求单位的出库通知单或者出库请求，通过发货作业把物料送到需求单位，即通常所说的“送货制”。
仓库实行送货有多方面的好处。
（1）仓库可以预先安排作业，缩短物料的发货时间。
（2）物料需求单位可以避免因人力、车辆等不易协调而发生取料困难的问题。
（3）因为仓储管理人员对物料的保管运输条件更加熟悉，可以更加合理地使用运输工具。

2. 提货
这种物料发放方式是指物料需求方持物料发放单据到仓库直接取货，而仓库方面则凭单据来发放物料。
仓库的发货作业人员与物料提取人员应该在仓库的现场划清交接责任，当面交接，并办理签收手续。

3. 托运
托运是指由仓库方面通过运输单位进行物料托运，将物料运到物料需求单位指定的地点，然后由物料需求单位自动提取。
这种物料出库方式适合存储地点远离需求地点的情况。需要注意的是，托运期间物料的保管工作还不算完成，需要继续做好复核工作。

4. 过户
过户是一种就地划拨的形式，实物的物料并未出库，但是使用权已经被划拨给物料需求单位。
仓库需要根据物流需求单位的正式过户凭证，才可将物料过户手续办理完整。这种物料发放方式可以对物料的采购计划产生较好的影响，因为可以清楚地掌握物料需求情况。

5. 取样
取样是指物料需求单位由于物料检验的需要，到仓库提取所需物料的样品。
仓库方面必须根据正式的物料取样凭证，才可以发放物料样品，并做好账务记录。

6. 转仓
转仓是指物料需求单位为了改变存储条件或者基于业务变更的原因，将某仓库中的物料由原来的物料存储地转移到新存储地的物料发送方式。
转仓时，要根据物料需求单位开出的正式转仓单据，来办理转仓手续。

三、物料发放的程序
物料发放程序的明确，可以防止物料出库作业出现失误，在进行物料发放时，必须严格遵守规定好的物料发放程序，使出库作业得以有序进行。

1. 物料出库前的准备
通常情况下，仓库物料调度在物料出库的前一天。仓储管理人员在接到物料出库单据后，应该按照物料去向，来分理、复核提货单，并及时地编制好物料出库作业计划，做好物料发放出库准备工作。
物料出库前，需要做以下几方面的准备工作。
（1）为了便于不同工作组的配合，作业人员需要在进出库业务通告盘上注明物料的名称、规格、数量、储位、发放时间等相关信息。
（2）按照物料仓库单据寻找好物料的储位、货号等，然后将确认无误的物料储位信息标记出来，以备物料发放。
（3）在物料发放之前，要确定好物料装卸方法，避免打乱物料的存储环境。
（4）对需要长途运输、需求低或者已损坏的物料，要进行包装；对于原来的包装不适合发放运输的物料，要进行二次包装。

2. 审核物料出库凭证
仓库方面在接到物料出库凭证后必须对其进行审核，包括以下几个方面。
（1）审核物料出库凭证的合法性、真实性。
（2）审核物料出库凭证是否齐全，内容是否完整。
（3）审核发放物料的名称、规格、数量等。
（4）审核物料接收单位是否正确。物料出库凭证的格式示例见下三张表所示。

3. 物料出库信息的处理
对物料出库凭证审核无误后，要对物料出库信息进行处理。处理的方法一般有人工处理和使用计算机处理两种。
当采用人工的方法处理物料出库信息时，由记账人员将出库凭证上的信息按照规定的程序登记入账，同时在物料出库凭证上注明物料信息，并及时地核对物料结存数量。

当采用计算机处理物料出库信息时，记账人员将出库凭证上的信息输入计算机内，由物料出库系统自行处理信息，之后打印生成拣货单据，如下表所示。


4. 物料的拣货与分货
物料拣货作业是根据物料需求单位的物料出库凭证，迅速地组织人力、物力将物料从存储位置挑拣出来的作业过程。
（1）拣货作业。按照物料挑拣过程的自动化程度，拣货可以分为人工拣货、机械拣货和自动拣货三种形式，如下表所示。
 
（2）分货作业。物料分货作业又被称为配货作业，是在拣货作业完成后，根据物料出库凭证的不同而进行不同组合的物料分类工作。分货方式可以分为两种形式，即人工分货和自动分拣机分货。
1）人工分货是由作业人员来进行的。作业人员将不同的物料需求方的物料分类篮贴好标签，然后在分货作业中将取出来的物料放在篮中。
2）自动分拣机分货是利用计算机和识别系统以及分拣系统来进行的。这种分拣方式的特点是迅速、准确，尤其是在分拣的数量很大时效果尤为突出。

5. 物料的包装
物料在出库时，有的并不需要包装，可以直接运输到需求单位。但是，有些物料必须经过包装后才可以出库，例如对一些易碎物料，必须包装、加固一下，才能避免在运输过程中损坏。

6. 登账
在物料出库后，物料保管人员需要在物料出库单上填写好物料的实发数量和日期等信息，然后交由接货人员。同时，根据单据登记物料的存储细账，做到随发随记、日清月结。

四、物料发送问题的处理
一个企业的仓库里会存放很多种类的物料，在物料发放过程中难免会出现各种各样的问题。那么，在物料的发放过程中出现的问题应如何解决呢？这里介绍几种物料发放过程中常见的问题及解决办法。

1. 物料串发和错发
物料的串发和错发是指物料出库人员对物料的种类或者规格不熟悉，或因操作失误，而把错误规格或者错误种类的物料发送出去的情形。
如果需要出库的物料是A规格，而实际发货的物料是B规格，那么便会造成A规格的物料账面数小于实际存储的数量，而B规格物料的账面数会大于实际存储的数量。
此时，如果物料尚未运送出去，就要立刻组织作业人员重新进行发货。如果物料已经运送出去时，仓库方面就要向主管部门和送货人员讲明串发或错发的物料名称、数量、规格等，协商解决。如果造成了直接的经济损失，则需要按照赔偿损失单据，冲转调整保管账目。

2. 物料包装损坏
物料包装出现损坏是指物料在发放过程中因为外包装破损等现象而引起渗漏、裸露等问题。
包装损坏主要是因存储过程中的堆垛挤压、物料装卸搬运作业时的不慎重等导致外包装破损、脱钉和松绳而造成的。这时就要对物料进行加固整理，以保证物料在出库运输过程中的安全性。
如果发现包装内的物料出现损坏现象，在物料出库前要挑拣出来，严禁质量不好的物料从仓库中流出。

3. 未一次性发放完
在物料出库时，原则上需要按照物料出库单据上的数量标识，在一天之内一次性完成。但是当遇到物料出库量较大，无法在一天之内完成时，就要办理物料分批提取手续，分别提取所需物料。

4. 出库凭证出现问题
物料出库凭证是物料的“出库通知单”。若出库凭证出现问题，则必须严加核对、处理。其具体问题与解决办法如下：
（1）如果发现物料出库凭证是假冒的或者出现涂改、复制等现象，要及时与仓库保卫部门联系，妥善处理类似情况。
（2）验收单据时，如果物料出库凭证存在问题，如抬头与印章不符合等，这就要及时与出具单据的部门协商解决的办法。
（3）任何白条都不可以作为物料发放凭证。除特殊情况（如发生火灾）外，物料发放都必须严格遵循出库流程。
（4）如物料出库凭证已超过取货期限，那么在使用该物料出库凭证时必须办理相关手续，才能准予发送。
（5）当物料需求部门突然发现物料规格有误时，出库人员不可自行调换，而必须通过单据开立人员重新开发单据，然后再进行物料的更换。
（6）如果物料出库单据不慎丢失，取货人员必须先挂失，再以原开票人员的签字作为证明，方可发送物料。如果挂失过程中物料已被取走，仓库方面不承担责任，但要协助进行追查；如果物料尚未被取走，仓库方面须经核对后方可发送物料。

5. 出现漏记账或记错账
漏记账是指在物料发放作业中，因没有及时核销物料明细账而造成的物料账面数量大于实际存货量的现象。记错账则是指核销明细账时出现的“账目与仓库实际存储量不符”的现象。
一旦出现以上两种情况，记账人员就要核对物料入库和出库的原始凭据，根据原始凭证对其进行修改。
总之，在物料发送过程中，要严格执行物料发放程序，避免出现错误。但是如果错误不可避免地出现了，则要与源头部门核对协商，及时做出处理。

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