不留死角的存货管理

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　　【 到广州必须睡了小蛮腰，吃了白天鹅才算完美（张熙庭推荐的国庆游玩广州的宝典！（适合钱不多且时间不多的会计人）】

　　【 单位逃税，财务的罪。】

 

　　张熙庭（会计微信公众号zhanlueyusuan）：本文分三部分，一个是从管理会计角度来分析存货管理的框架。一个是从财税角度来分析存货虚假和造假的方式。最后一个是时下最热门的电商企业，有哪些改良后的指标。本文推荐阅读，鼓励分享。

　　

一、

存货管理的框架

（管理会计角度分析）

 

　　对于诸多制造也企业来说存货管理是个很挠头的事情。存货是死的，人是活的。管好了人和流程，也就管好了存货。管理好存货就要用数据说话，所以存货相关内容数据的分析就至关重要。简单罗列分析了存货管理的逻辑框架，大家参考一下，希望能有所帮助，谢谢！

　　

　　

二、

存货管理和核算中

常见的18种虚假形式

 

　　存货属于流动资产的范畴，在企业活动资金中占有很大比重，流动性弱，种类杂、数量多、收发频繁，在企业中滞留时间长，变现能力慢，在管理和核算上存在一定难度，容易产生薄弱环节，所以，“有想法的人”常把存货作为偷窃变卖的对象，企业也往往把存货作为调节成本和利润的蓄水池。在存货管理和核算中常见的虚假形式主要有如下几种：

 

　　1、违规分摊，成本不实

 

　　一些企业在核算购入材料的采购成本时，将能够直接计入各种材料的采购成本不直接计入，或将应按一定比例分摊计入各种材料的采购成本不按规定进行合理的分摊，如在“材料采购”帐户中，只核算购入材料的买价，将应计入购入材料的运杂费、运输途中的合理损耗、入库前的整理挑选费用等采购费用全部计入“管理费用”帐户；购入材料发生的运杂费，不按材料的重量或买价等比例分摊计入各种材料的采购成本，而全部计入某主要材料的采购成本，以加大主要材料的采购成本，减少其他材料的采购成本。

 

　　某企业从木材厂拉入圆木50吨，其他木料50吨，运杂费共计30000元，全部由圆木负担，这样购入圆木的采购成本多计15000元，其他材料的采购成本则少计15000元，从而造成各种材料的采购成本核算不实。

 

　　2、随意变更存货的计价方法

 

　　根据会计制度规定，企业可以根据自身的需要选用制度所规定的存货计价方法，但选用的方法一经确定，年度内不能随意变更，如确实需要变更，必须在会计报表中说明变更原因及其对财务状况的影响，但在实际工作中，许多企业都存在随意变更计价方法的问题，造成会计指标前后各期口径不一致，人为调节生产或销售成本，调节当期利润。

 

　　如：M企业某年选用先进先出法计算发出存货的成本，但由于受多种因素的影响，该商品购进价格上扬时，改用后进先出法计算发出成本，购进价格下降时再用先进先出法，使该商品在周一会计年度内先进称出法和后进先出法交替使用，人为地调节利润。

 

　　又如：M企业多年来一直采用后进先出法计算确定发出木材的实际成本，由于木材涨价过猛等原因，致使木器产品成本大幅度提高，经济效益明显下降。企业为遏制经济效益下降的局面，在采取积极措施的同时也采取了一些不正当的手段，变更发出原材料实际成本的计算方法，其具体手法为：将后进先出法变换为先进先出法。

 

　　该企业原先一直采用后进先出法计算发出木材的实际成本，截止6月底木材的帐面结存100立方米，单位成本为180元/立方米，余额为180000元。下半年购进木材3000立方米，金额为1575000元(其中7月份购进木材1700立方米，单位成本400元/立方米，余额为680000元;10月份购进木材1750立方米，单位成本460元/立方米，余额为80500元。从7月份开始，未经审批使改用先进先出法计算发出木材的实际成本。这样就会人为地调节了发出存货成本，销售成本和利润。

 

　　3、材料盘盈盘亏，不作转帐处理

 

　　企业由于材料品种多，规格型号复杂，收发次数频繁，在计量和计算上难免发生差错，在仓储保管中可能发生自然损耗，损毁和被盗等问题。因此，企业应在年终时对各种材料进行实地盘点，并将实存数量与帐面数量核对，对于材料盘盈、盘亏应查明原因，按照规定进行转帐处理。但在实际工作中，许多企业却利用不正确处理盘盈或盘亏的手法，以调节利润。

 

　　如有的企业经济效益较好，但企业领导人担心“枪打出头鸟”，为了压低利润，采取了只列报和处理材料盘亏，而对材料盘盈隐匿不报和不作转帐处理，相反，效益不好的企业，为了争取多实现一部分利润，就采取了只对材料盘盈作转帐处理，而对材料盘亏留待下年度处理的做法，还有的企业随意转帐，将盘盈材料计入“营业外收入”或“其他业务收入”，或将盘盈盘亏与物资储备中发生的非常损失或溢出金额相互冲销，不转出其相应的“进项税额”，以增加增值税的抵扣数。

 

　　4、不报毁损，虚盈实亏

 

　　企业在清查财产过程中发现毁损材料，应按照规定程序报批转销其毁损价值，但企业为了掩盖其不景气的经营状况，搞虚盈实亏，对年终财产清查中已经查明的毁损材料，不列表呈报，使其损失价值仍潜藏在材料成本中。如某家专门生产毛线的企业，在年终进行财产清查时，发现库房由于质量原因，使许多库存毛线发生霉烂、虫蛀，损失价值达60万元。

 

　　企业在预计全年收支情况后，发现如要列报毁损，企业就会由盈利转为亏损。该企业职工工资实行“工效挂钩”方式，如果企业亏损，职工就不能晋升工资，并影响到年终奖金的发放。权衡之后，企业领导授意财会部门，将应报损的材料全部从财产清查表中去掉，实物仍留存在仓库不作处理，年终将帐面数额结转下年度。这样的结果倒致企业一方面当年形成虚盈实亏，另一方面为以后年度埋藏了潜亏因素。

 

　　5、帐外物资“小金库”

 

　　企业为了给职工搞额外收入，或进行一些非法支出，设帐外物资“小金库”。将帐内的一定比例的物资材料移到帐外，置于企业生产经营的体外，作为随时可供自己调用的物资“蓄水池”。主要手法有：

 

　　1>. 购进存货时即作生产费用或作为待摊费用，未使用便计入成本费用。

 

　　2>. 领用的材料不用或少用，却计入成本费用，采用不作退料或假退料，退库不记帐等方式，积少成多，形成大量帐外物资，将其报出，存入“小金库”。

 

　　3>. 回收的边、角、废料不入帐。

 

　　4>. 盘盈、接受捐赠的物资不作帐。

 

　　5>. 自制材料不入帐。

 

　　6>. 外发加工退回材料的余料不入帐。

 

　　例如，某企业车间和管理部门领料，实物以领代耗，将领取的材料物资不用或少用，但在帐务处理却依据领料单将领取的材料物资数额，全部作为耗用计入了成本费用帐户。由此而形成的大量帐外材料物资，即不作退库处理，也不作盘盈入帐，而是将其卖出，获取的价款存入“小金库”，以便给职工购买生活用品或者以发放奖金的名义直接发放现金。

 

　　6、监守自盗，虚报损失

 

　　保管人员利用职务之便，或勾结车间人员，涂改帐目、盗窃财物，或者虚报和夸大损失，将报损材料转移或贪污私分；冒领或用假领料单和发料单，盗窃物资，转移出售;或盗窃财产物资，将所窃物资成本通过打折等手法打入正常领料、发料业务之中。

 

　　例如：某企业车间领料员、成本核算员与仓库保管员，共谋贪污盗窃电器材料。由领料员填写领料单，不经车间领导审批，直接到仓库领料;仓库保管员不按发料要求进行审核，即签字发料，随后合伙将实物偷运出厂。在帐务处理时，只依据领料单作借记“生产成本”“制造费用”科目，贷记“内部往来”科目的帐务处理，而漏掉了材料入库和出库的核算程序。

 

　　7、以物易物

 

　　根据国家税法和《企业会计准则》的规定，企业之间以生产资料串换生活资料，以生产资料对换其它生产资料等，都应视同销售，作购进和销售帐务处理，并计算相关税金，但有些企业在这种非货币性交易中，不结算，不走帐，摆脱银行、工商行政管理等部门的监督，为偷逃流转税、虚减销售收入，隐瞒利润大开方便之门。

 

　　例如，某企业为一汽车生产厂家，将自己生产的汽车与一机床厂生产的机床进行易货贸易，该企业财务人员不作帐务处理，两种商品之间通过协商不存在差价问题。

 

　　8、材料假出库，虚列成本费用

 

　　企业为了逃避所得税，虚减利润，就采用办理假出库手续，虚列材料费用，人为提高产品成本。如某企业在年终车间办理领料手续，填制领料单，而实际未领料，车间成本核算员根据领料单填写的用途，以产品生产用料和车间维修用料为名，分别作增加产品生产成本和制造费用的帐务处理，年终，再以少保留在产品成本、多分配完工产品成本的舞弊方式，将虚增的产品成本，人为地转入销售成本，相应地虚减利润总额。

 

　　9、货到票未到，不暂估入库

 

　　根据财会制度的规定，对于月末已收到的购入材料(但发票帐单未到)，要暂估入库进行帐务处理，待下月初再用红字冲回。但有些企业对于收到的这部分材料，月末不作帐务处理，造成帐实不符。

 

　　如审计人员在对某企业存货进行审计时，盘点库存实物与帐面金额不符，经详查，得知该企业购入的一批电机，已入库，但发票一直未到，企业财务人员没有进行帐务处理。

 

　　10、人为提高成本差异率

 

　　有些企业，为了控制超额利润，大都从隐匿收入和虚增成本两个方面进行作弊，人为提高材料成本差异率，多分摊材料成本差异，是采用计划成本进行日常核算企业的常用作弊手段。

 

　　如某企业为了逃避所得税，采用提高材料成本差异率的手段，该企业全年产品生产领用原材料的计划成本平均每月3000万元，每月应计原材料成本差异率在95-12.8%之间，经过调整，每月的人为差异率都比应计差异率提高1.5%，全年即可多分摊材料成本差异500多万元。

 

　　11、人为压低差异率

 

　　与提高成本差异率相反，有些企业为了完成承包任务，而人为地压低材料成本差异率，用来降低成本，虚增销售利润，实现承包任务。

 

　　12、计划成本过度偏离实际成本

 

　　根据财会制度规定，采用计划成本进行材料日常核算，计划价格通常以不高于或不低于实际价格的10%为宜，有的企业为了调节产品成本利润，有意过高或过低地确定材料的计划价格，甚至对已制订的接近实际价格的计划价格，有意大幅度地上调或下压。从而人为地调整“材料成本差异”帐户余额，而达到调节利润的目的。

 

　　13、虚计在产品完工程度，调整完工产品成本

 

　　产品总成本在完工产品和在产品之间的分配是否正确，将决定着完工产品和月末在产品成本的真实性。企业为了调节利润，常常在分配完工产品成本和在产品成本上做文章。即有意多折合或少折合月末在产品的约当产量，或多计或少计在产品的加工程度等，以调节生产费用在在产品和完工产品之间的分配。

 

　　如某企业本月生产费用共计4500万元，本月生产产品2000台，月末完工1400台，在产品600台，完工程度为80%，企业为了提高产品销售成本，将在产品的完工程度确为60%，从而使完工产品成本分配数额比应分配数额多分配，造成少计利润。

 

　　14、偷梁换柱

 

　　有的企业采取“调包计”的方法，将采购或库存商品进行调换，以次等品换优等品，以廉价物品换贵重物品，以劣质商品换优质商品，以旧商品换新商品，以坏商品换好商品;有计划、有预谋地对不同商品产品串档串规，混淆不同批次、不同型号、不同产地、不同价格的物资，偷梁换柱，瞒天过海，以达到其违法乱纪的目的。

 

　　如某食品公司仓库保管员，其兄开了一个小店，经营日杂食品，长期以来凡小店因进货不当，无法出售的物品全部由该保管员“调剂”回厂，从厂里换回新的物品；如将过期食品送回厂，然后将新出厂的食品调换回店，之后该保管员又以假换真，用假食品换本厂生产的真食品，使厂里经济大受损失。

 

　　15、改变低档值易耗品核算方法，调节产品成本

 

　　企业对低值易耗品可采用一次摊销法、分次摊法、五五摊销法进行核算。无论采用哪种方法核算，一经采用即不得自行变更。但是有的企业为了调节产品成本，往往随意更换既定摊销法，违规核算低值易耗品的实际成本。

 

　　如企业为了调高或调低利润，就会改用分次或一次摊销方法，人为地操纵费用，从而达到预定利润的目标。

 

　　16、改变包装物核算方法，调节产品成本(参照上一节内容)

 

　　17、委托加工受贿，多付材料费用

 

　　企业委托外单位加工各种材料，有关财会人员和业务人员，为了从受托加工单位捞到好处，接受贿赂和回扣等，与受托加工单位合谋，按照其出具的加工费用结算单和发票，默认违反合同规定多计算的加工费用和运杂费，受托单位加工完毕后的剩余材料也不予回收，而将其价值全部计入加工完成材料的实际成本。

 

　　18、分期收款发出商品，不按实际比率结转销售成本

 

　　企业为了近期利益，通过多结转或少结转分期收款发出商品销售成本的方式，使利润在不同会计期间进行人为转移。

 

　　如某企业根据销售合同于12月份发出价款为100万元的商品，合同约定该批商品采取分期收款结算方式分三期收款，发出商品时收取货款的20%，以后两期各收取40%，该批商品的实际成本为80万元。按规定第一期应结转的销售成本为40万×20%=8万元，但企业却人为结转5万元。由于故意少结转当期销售成本3万元，从而使该期虚增产品销售利润3万元。

　　

　　

三、

电商企业在存货管理方面

最流行的几个指标

 

　　对于减不减库存，考核kpi主导的只是责任范围，以结果为导向，但库存控制没有结果，只有后果。而安全存量管理则只是控制库存的一种手段。这两个方法对传统企业而言也许真的够了，因为其粗狂的批量进出模式。

 

　　但对于以精细化的单个用户为目标的电商而言，永远不够，也许绝非利器。真正的利器在于以日常数据为导向的周转率和动销率。

　　商品周转率=（月度售出商品的成本/月度平均库存总值）*100%商品 

　　周转天数=360*周转率 

　　商品周转次数=360/周转天数 

　　商品动销率=动销品种数/仓库总品种数*100%

 

　　商品周转率越高，商品给公司带来的利润就越高。商品的动销率越高，滞销产品就越少。一个关注商品价值变化，一个关注存放价值变化。

 

　　前段时间也遇到以下两方面的困惑：

　　1、订单量并不怎的但觉得商品的存放面积永远不够，货架有效利用率{=（货架实际存量/货架最大存量）×100%}也一直不理想。 

　　2、网站的经营SKU（品项数）已经琳琅满目了，用户还是反映买不到商品或缺货率{（=日缺货单数/顾客日订货总单数）×100%}居高不下。

 

　　后来终于找到了商品周转和动销有效结合的办法。目前很多电商企业还不知道周转率代表商品的周转次数所带来的供应链效率，该效率决定资金流转的价值。100元的商品一年周转12次，价值就是1200元，周转4次，那么该商品的价值就只有400元；动销率代表商品的销售状态，该状态不是决定销售业绩，而是决定销售层面的价值。好卖的商品大家都能卖，把不好卖（滞销）的商品卖好才是销售人员能耐价值所在。

 

　　当商品的周转天数能30天周转一次，动销率在85%--90%之间，那么我们的供应链一定是健康的。反之商品存放的成本会越来越高，仓储面积需求会越来越大。

 

　　所以电商企业仓库多少万平多少千平其实对企业而言并没有任何值得放在嘴里炫耀的资本。真正值得炫耀的只有两个数据：周转天数和动销率在什么水平，其他一切皆为隔夜的响屁，爽爽而已。

　　尤其动销率不但对减不减库存至关重要，更至关体现电商供应链管制的水平。

 

　　一、我们控制动销率的目的在于：

 

　　1、区分出畅销平销滞销SKU的占比。以此数据为依据，仓库季度更新SKU排位。打包区附近存放的一定只是畅销品类。仓库远角存放的一定永远是滞销品类。

　　2、有助于实施公司品类管理战略。此数据 ABC价值分析法让我们采购和运营售知道：哪些品类该加大力度购入，哪些品类得谨慎采购。哪些品类适合做低价促销，哪些品类该非高价不卖。 

　　3、通过SKU的分析与调整，提高仓库的坪效、米效、品效。

 

　　二、控制SKU的动销率步骤：

 

　　1、按照商品小分类制订SKU动销情况分析表。操作手法：在系统报表中找到需要分析的时间段最后一天的SKU总数和动销SKU数分别填写在分析表中。

　　2、进行数据的的分析：动销率的计算公式：动销率=动销SKU/实际SKUX100%。 

　　动销SKU——在界定期间的有销售记录的单品数量。 

　　实际SKU——在界定期间期末的实际库存单品数，不包括已经是零库存的商品，但是包括负库存的商品。

 

　　三、动销率的理解误区：

 

　　1、动销率越高越好。当我们的动销率高于90%时，意味着我们90%的商品都是畅销款。但其实这却只是表面繁荣而已，紧接着问题就会出现：运营该主推哪些商品，该让哪些畅销商品更加畅销，该打造哪些商品为爆款......最要考量的是你的供应链节奏行不行？因为在中国的制造环境和运输环境下，做到零库存和准时制JIT对大众电商企业而言，未来10年都仅仅只是一个梦想而已。

　　2、动销率等于100%就是正常，动销率小于100%就是滞销商品惹得祸。

　　3、仅仅被百分比所迷惑，只看数据的表面，不透过表面找到问题的实质。商品的畅销、平销、滞销，躺着睡觉有时绝对不仅仅是市场时尚需求问题，也不仅仅是商品质量问题，过季问题，构造问题。有可能是销售策略问题，有可能是拍照问题，有可能是文字编辑问题，也有可能是销售推广力度问题等等。这种误导案例数不胜数。 

 

　　四、动销率超过100%产生的原因和解决办法： 

 

　　产生原因：虚库太多或者商品出现停进停销。

　　解决办法：

　　1、仓库缺货信息及时传递给采购，客服。采购及时反馈补货期限或者能否补到货；客服与用户沟通和权衡拆单或者等待期限。不可思议：目前有的电商的后他系统竟然没有拆单的功能。

　　2、深层次的思考和布局：销售渠道库存分布和定价的合理性。官网多少库存，淘宝，拍拍、京东、当当又该多少库存价格多高合适。

　　3、淘宝不好销售的商品不等于京东就一定不好销售，官网不好销售的商品并不代表1号店就不好销售，我们首先应该找到销售不佳的原因、商品的款式不流行、同质商品太多等。真正做到数据比拍脑重要；

　　4、追求精益化，舍得砍品类。大而全不是所有团队都能玩得转的。砍款注意：当动销SKU<当前库存SKU 淘汰的品项数：说明动销商品被淘汰，而不动销商品没有被淘汰。当动销SKU>当前库存SKU 淘汰的品项数：说明该种类商品应该淘汰。当动销SKU=当前库存SKU 淘汰的品项数：说明该分类商品不但不可以淘汰商品，还需要引进商品品项数。 

　　5、确保系统库存数据的准确性。目前电商物流已经找到日盘存的方法了。分责任区域对日动销商品盘点下班前30分钟就可搞定。

 

　　五、动销率低于100%产生的原因和解决办法：

 

　　产生原因：存在滞销商品。商品同质化严重，商品结构有问题，采购买手太水，定价盲目。

　　解决办法：

　　1、加强商圈内消费者的消费调查，谨慎引进该类商品的新品（谨慎做到：充分进行市调，充分分析，根据消费者的需求适度谨慎引进新品。）

　　2、更换不动销商品货架陈列位置；加大不动销商品的促销力度；改变不动销商品的营销策略。我们在处理动销率低于100%的商品时必须谨慎，应注意先找到商品不动销的原因：

　　一是商品是否是结构性、季节性商品；二是要检查商品的性价格比（价格是否高于消费者的心理价位、是否高于竞争对手、是否高于同类商品）；三是该类商品的同质商品是否过多；四是商品的促销活动情况等等因素。切记：商品不动销大部分并不是商品本身的错，而是我们人的错，是我们没有重视它的存在。

 

　　六、动销率等于100%时注意：

 

　　不能被“百分百”的表面现象迷惑，我们应该透过数据的表面看到看到内在的实质，千万不要以为该类商品品项数结构比较合理，在确定是否合理的前提必须要经过以上异常原因的排除及改善后方可确定分类商品单品结构的合理性，同时还要加强民意市调，挖掘消费潜力，适度引进新品。还应该加以重视：

　　一是该分类商品的新品引进；

　　二是该小分类商品的促销；三是如何提升新品的销量，培养更多的A类商品。

 

　　本文作者：yanglb、CIA内审师小站、SmartWMS智慧仓储管理系统，由张熙庭会计之音微信公众号zhanlueyusuan整理排版发布。如需转载，请备注以上信息。

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