职场实用业务技能第九讲——3步深入详解物资设备管理工作

施工企业的物资消耗占施工企业成本的50%以上，要想取得好的经济效益，必须重视物资管理，控制物资成本，在保证满足工程施工的前提下，控制好物资采购单价、物资消耗两大关键因素。物资的全生命周期管理涉及基础数据量比较大，需要相关部门协同配合，持之以恒地做好物资管理工作，最终才能在成本上看到收益。

一.物资采购合同、设备租赁合同、周转材料租赁合同或协议的谈判：

我方应有二名以上人员参加。采购合同应由项目经理签字并加盖项目公章

二.合同签订程序

严禁签订开口合同，严禁先进场后签合同，或先签合同后评审。

主要条款要以严谨认真的态度，逐字逐句推敲、落实，详细填写。要明确注明质量要求、计量方式（容重规定）、偏差约定以及出现质量问题的索赔方式。采用招标方式签订的合同，主要条款内容应与评标报告中所列内容一致。

三.合同附件

物资采购合同上传到OA/PM系统进行审批时，应同时上传以下资料：

1.经审批通过的物资采购计划；

2.物资评标、定标相关资料，中标通知书；

3.合同谈判纪要（如有）；

4.供应商资质（营业执照、一般纳税人证明、体系认证证书等）；

5.企业法人身份证扫描件或委托代理人委托书及身份证扫描件。

四.合同格式流程

1.物资管理部门应按公司制定的采购合同范本起草合同。

2.物资采购合同审批流程按照公司合同管理制度执行。工程部门负责审核质量、

规格；经营部门负责审核数量、进货时间及合同法律条款；财务部门负责审核付款

时间和方式。

3.各部门会审后签署意见，由项目经理签字，并报送本单位主管部门、相关部门及

主管领导审批。

4.子分公司对物资采购合同全覆盖审批。

5.各事业部经营部负责子分公司、直属项目部的物资合同审批管理。公司各事业部

根据实际管理需要，对子分公司的合同审批进行差异化授权，具体审批标准由各事

业部自行确定；公司资源管理与采购中心对物资合同进行不定期抽查。

6.通过审批后，物资管理部门归档保管合同副本，并将正本交由财务部。

7.项目物资管理部门执行采购合同。

物资采购类合同的结算。结算流程如下：

1. 项目物设部门材料会计应按照原始进货单据，计算各类物资的结算数量，并开具“物资数量签认单”，由物资部门主管对其进行审核；审核过程中需对供应商所供物资的数量和质量进行对比、复核（查看所结算批次的物资是否经监理、业主、项目试验室或第三方有资质检验机构的验证，检测方是否出具检测合格的报告等），不合格物资不予结算。同时，应收集整理核实运杂费、垫资费、奖罚等实际发生费用。
2. 物设部门根据收料单据底联，同供应商单据联进行对账（供应商单据遗失不补）；对完票据后，收回供应商单据联。
3. 价格发生变化的物资，根据补充合同或价格确认函，相对应、分阶段对进货数量进行划分。
4. 物设部门负责人复核数量、单价及相关费用，审核无误后办理“结算单”（最终结算时要根据进货台账复核累计结算数量）。
5. 项目工程、试验室、经营等相关部门负责人对“结算单”进行审核签认，批注涉及物资数量、物资质量、物资单价、结算款项核算等方面相关意见，如有扣款及其它费用支付发生，要签署具体意见。项目总工程师要对所购物资的质量进行把关，并签字确认。
6. 项目总经济师及其它分管领导按归口业务要求对“结算单”进行平行审核签认，然后由项目书记、项目经理审核签署意见并报上级单位结算主管部门。
7. 单位结算主管部门对“结算单”进行审批，通过后按公司资源管理与采购中心相关办法规定流程执行。
8. 物资合同终止时需签订供货终止协议，并在一个月内办理完最终结算手续，最后一期结算单上应标注“最终结算”字样。
9. 物资供应商对“结算单”签字或盖章确认。
10. 项目物设部门将上级批复并经乙方签认的“结算单”、“最终结算单”和供货终止协议转到项目财务部。

二. 根据合同条款规定做好物资消耗量差核算，每期结算要进行核算及分析，并对超耗材料费用进行扣除。核算资料经项目经营部门、物设部门、工程部门与现场技术员、现场负责人及乙方负责人签字后作为结算附件上传到结算管理系统中。

物资管理部门作为施工单位经营管理中的一部分，在现代企业发挥着重要作用。抓管理、降成本是企业的生存发展之本，抓好物资设备成本管理对于项目整体目标也是重中之重！

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