摘要:星标【行政汇】,不错过行政实用好文 这几年,公司一直在推进精益改善工作,作为一名办公室工作者,虽然没有大把的时间用在专职改善上面,但一直都在用自己的实际行动践行改善的一些原则,特别是改善的基础事项——5S行动。 我们都知道,5S就是“整理、整顿、
这几年,公司一直在推进精益改善工作,作为一名办公室工作者,虽然没有大把的时间用在专职改善上面,但一直都在用自己的实际行动践行改善的一些原则,特别是改善的基础事项——5S行动。 我们都知道,5S就是“整理、整顿、清扫、清洁、素养”,10个字,5个词,如果你上过5S管理课程的话,还会知道每个词的含义是什么,每个步骤如何去做以及做什么。 但是,我今天不和大家讨论这5个词语的含义及步骤,而是表达一下我的5S观以及讲一下“5S推进如何与企业的实际需求相结合”。 在很多人看来,5S就是打扫打扫卫生,保持现场整洁就万事大吉了,但是在我看来,5S的真正目的其实有三项,即整洁、高效、习惯。 无论我们在哪个地方工作,都不希望我们的工作环境像猪窝一样,所以,5S行动的第一个目的及时实现“整洁”。 5S是一个综合体,每个步骤并不是单独存在的,因此,要想达到整洁的目的,至少必须做好“整理、整顿、清扫”三项工作。 这个整洁,指的是现场、能看的见的“整洁”,因此它的目标和对象是显露的物品,如文件、办公用品、办公设备、私人物品等,这些东西,哪些需要? 哪些不需要?需要的多长时间用一次?需要放在哪里?需要多少? 等等,有了这些认识,我们就可以把需要的东西,贴上标签,定好量,放在合适的位置,并定时点检和保持干净卫生,做到这些,就实现了5S行动的第一个目的——整洁就达到了,这也是我的“整洁”观。 然后呢? 我们都知道,办公室不仅有现场,我们所有的工作都是围绕“流程”展开的,这却是看不见的东西。 那么,我们如何对“流程”开展5S行动呢?这时候就需要做好前4个S了。 要想流程更顺畅,我们首先需要知道流程在哪里,其次是让流程中的各个环节“有序”,这也是实现流程“高效”的前提条件, 最后就是提高流程中瓶颈环节的效率,这样,就像清理河道一样,将流程中的阻碍清理干净了,如此以来,哪里还会有“流程走不动”的道理。 整洁是针对看得见的现场来说的,而高效是针对看不见的流程来说的,是实现“流程的整洁”,这就是我的“高效观”。那么,然后呢? “习惯”和“素养”是一个意思,是5S行动的至高境界,也就是一种“无为”的境界。 就像我们经常看的武侠剧,那些痴迷于绝世武学的人,很多到最后要么是死亡,要么是疯疯癫癫、走火入魔,像《射雕英雄传》中的欧阳锋、《魔剑生死棋》中的任千行等,均是此类人物。 而有些人并不追求武功的天下第一,而是以一种“无为”的态度,宅心仁厚,心存善念,反倒是能够将武学练到至高境界,实现了不争而争、无为而无所不为的目的, 如《倚天屠龙记》中的张无忌、《新神雕侠侣》中的杨过等。 对于5S行动来说,其实也没有终点,没有至高境界,只需要将“看得见的现场”和“看不见的流程”实现到自己所能达到的最高程度, 之后再持续坚持就行了,并不需要刨根究底地去追求5S的至高境界,这就是我的“习惯”观。 整洁、高效、习惯,这三个结果密切相关、密不可分,后者是前者的目标,而前者是后者实现的基础和条件,三者共同描述了5S行动的意义。 有一句话:知之非难,行之不易,意思是说,虽然我们懂得一些基本的道理,虽然我们知道5S及其每个步骤的含义,甚至也知道做法, 但是实际做起来就不那么容易了,我之所以将我们经常所说的“5S管理”称之为“5S行动”,就是因为要时刻提醒自己,光说不做,没有任何意义。 只有将“5S”行动起来,我们的办公室工作才更高效。 5S的推进要与企业的实际需求相结合 5S管理的内容很简单,没有哪个人看不懂,也就简简单单的10个字:整理、整顿、清扫、清洁、素养,但真正理解、做好并长久坚持下去的企业不多。为什么呢?一是因为我们并没有从思想观念上真正接受5S。
很多企业在前期推行5S的过程中,就已经偏离了5S的真正目的,将5S理解为“大扫除”,理解为“划线”“贴标签”;将其当作一场运动、一份额外工作,完全孤立于日常管理工作之外,并没有真正从思想中去接受它、做好它;将其作为集团考核“认证”的一个数字目标去完成,而不是将其和企业对工作环境、效率提升、安全生产、品质保证等的实际需求相结合,这样的5S管理,最后只能流于形式。 万变不离其宗,真正地理解5S,是我们做好5S的基本前提,只有真正地理解了5S的本源,和企业的实际需求相结合,踏踏实实地做好基础管理工作,才能在实际工作中摆脱各种形式的束缚,做到方向不偏、持续提升。 那么5S的推进如何与企业的生产实际相结合? 下面,我通过两个例子,来讲一下5S如何体现在保证产品质量、降低成本、缩短交期等方面的效用。 在确保品质方面,在脏、乱、差的工厂里由于操作错误,生产出劣质产品是不足为奇的,比如说在工位旁边,可能由于没有标准件、工具、资料等的规定放置区域,或者是对这些物品没有明确标识等,导致出现零件组装错误或安装错误,制造出劣质产品。 如果我们在规定的地点摆放规定的东西,并且按规定取出东西使用,那就可以避免很多错误,确保产品品质。 在降低成本方面,主要体现在使问题显性化。 如原材料、在制品、成品等库存使企业利息负担增大,还会造成搬运、转移等无用功,导致多余的管理、劣质产品的出现、材料和零件的浪费以及能源的浪费,并且还占用空间等。在企业资金宽裕的时候,这些问题可能会被隐藏起来,但是在企业经营困难的时候,库存所隐藏的问题就会暴露出来,如不能很好地应付计划变更、劣质产品数量过多、设备故障频繁发生、不能很好地进行零件更换、设备布局不合理、大型的设备过于集中、生产工序之间不平衡、零件短缺等,此外,库存本身会给企业带来巨大的利息负担。如果库存成为一种习惯,这些问题就会一直潜藏在公司里,成为一种“慢性病”,直到公司维持不下去。 所以,我们有必要通过5S整理的手段,对库存进行清理,防止库存过多,使问题表面化,提前将问题解决,从而消除浪费,降低企业成本。 在企业推行5S,要牢牢抓住企业的实际关注点,将5S融入到日常的生产经营活动中去,和企业的实际需求相结合,而不仅仅是打扫打扫卫生、贴贴标签之类的,最根本的是要了解这些行为的背后意义。
总结起来也就是一句话,如果5S不能给企业的管理提升、成本降低带来任何好处,那还不如不做5S。
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