摘要:当我们走进一间企业的办公室，我们不难发现在办公室中许多办公桌上的物品、文件、书籍等的摆放是大不相同的，有些整洁有序，而有些却零乱不堪；有些充满温馨的气息和氛围，而有些则让人感到压抑无趣。如果看一下个人电脑，我们会发现电脑桌面也是大不一样，
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当我们走进一间企业的办公室，我们不难发现在办公室中许多办公桌上的物品、文件、书籍等的摆放是大不相同的，有些整洁有序，而有些却零乱不堪；有些充满温馨的气息和氛围，而有些则让人感到压抑无趣。如果看一下个人电脑，我们会发现电脑桌面也是大不一样，文件夹管理也大不相同，有的简洁有序，分类合理，查找方便，有些则是混乱无序。这些都涉及现场管理标准化问题。下面让我们了解一下办公室5S管理的内容：
第二次世界大战后，日本企业将5S运动作为管理工作的基础，推行各种品质的管理手法，产品品质得以迅速提升，奠定了经济大国的地位，而在丰田公司的倡导推行下，5S在塑造企业形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。
我国也已开始着手现场管理国家标准的研制。“根据国家标准化管理委员会下达的国家标准制、修订项目计划，全国质量管理和质量保证标准化技术委员会（SAC/TC151）已完成《现场管理准则》国家标准征求意见稿的起草工作，项目编号为20110182-Z-469。”
一、办公室5S管理内容
（一）桌面位置摆放规范
（二）办公桌抽屉整理规范
（三）5S管理制度检查表
（四）办公区工作纪律规定
（五）办公区域环境卫生管理
（六）办公室安全管理以下就这六个方面的5S管理要求和操作作一介绍，这里结合办公环境特点对原标准作了一些改动，因为原标准更适合生产现场而不是办公环境。
二、五个标准
（一）整理
定义：区分要与不要的物品，现场只保留必需的物品，根据需要的频率安排摆放位置。
目的：
①改善工作环境和增加工作面积；
②现场无杂物，行道通畅，提高工作效率；
③减少磕碰的机会，保障安全，提高质量；
④消除管理上的混放等差错事故，便于资料查找；
⑤有利于减少库存量，节约资金；
⑥改变作风，提高工作情绪。
做法：把要与不要的物品分开，再将不需要的物品加以处理（注意密级文件按有关制度处理）。建立公共资料柜，将大家都需要的资料共同存放并按业务分类，专人负责建立文档借阅登记管理。对办公现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类，区分什么是现场需要的，什么是现场不需要的。对于办公室里各个工位或设备的前后、通道左右以及办公室的各个死角，都要彻底搜寻和清理，达到现场无不用之物。工位摆放要整体安排，做到便于走动、便于采光、便于减少不必要的相互干扰，又尽量安排紧凑节约空间，留出接待来访的空间。尽可能布置一些环保、养护方便、美观的花草。墙面布置也要本着看板管理、赏心悦目的原则进行设计。
（二）整顿
定义：必需品依规定定位、按标准摆放，整齐有序，明确标示。目的：不浪费时间寻找物品，提高工作效率和服务质量，保障安全。做法：把需要的物品加以定量、定位。通过前一步整理后，对现场需要留下的物品进行科学合理的布置和摆放，以便能用最快的速度取得所需之物，在最有效的规章、制度和最简洁的流程下完成作业。
要点：
①物品摆放要有固定的地点和区域，以便于寻找，消除因混放而造成的差错。
②物品摆放地点要科学合理。例如，根据物品使用的频率，经常使用的东西应放得近些，偶尔使用或不常使用的东西则应放得远些。
③物品摆放目视化，使定量装载的物品做到过目知数，摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。例如：钥匙有很多把，如何快速找到所需钥匙，就需要进行标示或按类分组；再例如：文件、资料、报告、报纸杂志等要分类摆放，并按重要程度、使用频率区别摆放，应按年度建立文档目录；再例如：公共资料柜应在单位内部建立统一摆放标准；再例如：电源、设备线路等要由专业人员统一规范布置，并要求所有人掌握设备、电源等安全使用知识，最后一个离开办公室的人要做到关闭所有电源、关闭所有窗户等。
（三）清扫
定义：清除现场内的脏污、清除作业区域的废气物品及垃圾。
目的：清除“脏污”，保持现场干净、明亮，使人心情愉悦。
做法：去除工作场所污垢，定期按规定处理不需要的杂物、文档、书籍、报纸、杂志等。
要点：
①自己使用的物品，如设备、工具等，要自己清扫，而不要依赖他人。
②公共设备使用要注意掌握操作规范，由专人负责保养。
③清扫也是为了改善。除了自己要负责自己办公桌及设备的清扫外，也要自觉维护公共环境的整洁，对于面积不大的办公室，所有人都应承担公共区域的清扫，对于办公面积较大的开放式办公环境，可以安排专门保洁人员清扫，但每个人必须注意个人文档资料及个人物品的保管。
（四）清洁
定义：将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化，维持其成果。目的：认真维护并坚持整理、整顿、清扫的效果，使其保持最佳状态。
做法：通过对整理、整顿、清扫活动的坚持与深入，消除发生安全事故的根源，创造一个良好的工作环境，使职工能愉快地工作并提高工作效率，保障工作质量。
要点：
①办公环境不仅要整齐，而且要做到清洁卫生，保证职工身心健康，提高职工工作热情；
②不仅物品要清洁，而且职工本身也要做到清洁，如衣服或工装要清洁，仪表要整洁，及时理发、刮须、修指甲、洗澡等；
③职工不仅要做到形体上的清洁，而且要做到精神上的“清洁”，待人要讲礼貌、要尊重别人；
④要使环境不受污染，进一步消除浑浊的空气、粉尘、噪音和污染源，消灭职业病。
（五）素养
定义：人人按章操作、依规行事，养成良好的习惯，使每个人都成为有教养的人。
目的：提升“人的品质”，培养对任何工作都讲究认真的人。
做法：努力提高人员的自身修养，使人员养成严格遵守规章制度的习惯和作风，是5S活动的核心。良好习惯的养成要做到：①明确要求，每个人都知道应该怎么干；②要示范，有标杆，有榜样；③要有检查，有制度，有要求；④要持之以恒，坚持不懈。
三、推行步骤
步骤1：成立推行组织
步骤2：拟定推行方针及目标
步骤3：拟定工作计划及实施方法
步骤4：教育培训
步骤5：活动前的宣传造势
步骤6：实施
步骤7：活动评比办法确定
步骤8：查核
步骤9：评比及奖惩
步骤10：检讨与修正
步骤11：纳入定期管理活动中
四、部分实施方法
1.1抽屉法：把所有资源视作无用的，从中选出有用的。
1.2樱桃法：从整理中挑出影响整体绩效的部分。
1.3四适法：适时、适量、适质、适地。
1.4疑问法：该资源需要吗？需要出现在这里吗？现场需要这么多数量吗？
2.1三易原则：易取、易放、易管理。
2.2三定原则：定位、定量、定标准。
2.3标签法：对所有资源进行标签化管理，建立有效的资源信息。
2.4流程法：对于布局，按一个‘流’的思想进行系统规范，使之有序化。
3.1三扫法：扫黑、扫漏、扫怪。3.2OEC法：日事日毕，日清日高。
4.1雷达法：扫描权责范围内的一切漏洞和异端。
4.2矩阵推移法：由点到面逐一推进。
5.1教练法：通过摄像头式的监督模式和教练一样的训练逐步形成良好习惯。
5.2疏导法：像治理黄河一样，对严重影响素养的因素进行治理和疏导。
五、办公室5S管理实施难点及克服
1．职工不愿配合，未按规定摆放或不按标准来做，理念共识不佳。办法：关键看领导的意志力和韧性。看起来办公环境不是“大事”，但“基础不牢、地动山摇”，一些典型事件，如安全事故、责任事故等追究起来，似乎都是不重视“小事”造成的。
2．事前规划不足，不好摆放及不合理之处很多。办法：只要大家认识到5S管理的好处，那就是“群众是真正的英雄”，他们一定会想出解决问题的办法。
3．实施不够彻底，持续性不佳，抱持应付心态。办法：还是看领导的意志和态度。我们往往是一任领导一个调，领导一变要求也跟着变，这是缺乏规范管理的表现。
4．评价制度不佳，造成不公平，大家无所适从。办法：预先征求各方意见，达成共识基础上实施并不断改进。
5．评审人员因怕伤感情，统统给予奖赏，失去竞赛意义。办法：要选择“铁面无私”的人担当评审人员，或者请‘第三方’评审、互相评审等。
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