摘要:朋友小范和我说，他们公司的老板突然下令公司大扫除，每个人都要整理自己的办公桌，还要整理工位附近的卫生，连公司的公共区域都划分给各个部门负责清扫，还安排专人检查，凡未尽打扫职责的，一律罚款500元。大家议论纷纷，都搞不清楚老板又抽得什么风，年末
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朋友小范和我说，他们公司的老板突然下令公司大扫除，每个人都要整理自己的办公桌，还要整理工位附近的卫生，连公司的公共区域都划分给各个部门负责清扫，还安排专人检查，凡未尽打扫职责的，一律罚款500元。大家议论纷纷，都搞不清楚老板又抽得什么风，年末大家都忙，还要整一些没用的规章制度。正当大家一头雾水的时候，老板开了个全体会议，通报了这么做的原因。
原来，一天晚上，公司一个重量级客户来访，直言公司一定是个效率低下的公司，难怪对接速度跟不上、出活速度也慢，什么都慢……老板听了很奇怪，就追问，为何有这样的评价啊？客户说道，每个人的办公桌都乱得一塌糊涂，周围还有很多垃圾，看着就脏乱差，这样的环境能有什么好的效率。老板被说得面红耳赤，才有了开头的那一幕。这下大家才明白，老板做这一切，是希望提高大家的工作效率，可是，大家的疑问又来了，靠着整理打扫，真的能更高效地工作吗？
这还真的能，在《丰田高效工作法》里，提到过一个5S法，里面的精髓，就在于整理。
一、在具体展开方法论前，我们不妨先来思考一下，职场人效率低下的可消除因素有哪些？
效率的高低，直接决定了一个任务的成败，也决定了一个公司的生产价值，很多时候，效率低下受到主观客观因素的影响，这其中有一部分因素却是可消除的，就像小时候我们考试，填错答案纸、漏写答案等和本身知识掌握无关的一些疏漏，就是可消除的错误，而职场中，也是如此。
办公桌凌乱，制造忙碌的假象：很多人说，一个人办公桌越乱，就越能激发灵感，其实这不过是假象，桌上办公文件多，看似任务很多，忙得很有条理，但起码有80%是早已经无用的文件，摊在桌上当成辛苦的摆设而已。
办公环境乱，造成不必要干扰：大家有过这样的场景体验吗？老师上课了，让大家把前一天下发的试卷拿出来，然后整个教室都开始翻课桌，找卷子，往往等卷子找到了，都过去十几分钟了，一堂课也不过四十分钟。办公环境乱也会造成这样的问题，要用的文件找不到，要用的办公工具不见了，这都是浪费时间。
先入为主的烦躁心情，不知从何入手：很多人在到办公室的那一刻，首先不是精神满满，而是特别烦躁，觉得有很多工作要做，却不知道从何入手，但如果你仔细梳理，会发现，工作真的没有多少，只是先入为主的烦躁，引起了人的思维定式。
二、现在，我们来说说，什么是5S高效工作法？
5S法则出自《丰田高效工作法》一书，该书译自TMC和日本著名的人才公司Recruit合资成立的咨询公司出版的书籍《トヨタの片付け》，书中囊括了资深丰田人的真知灼见。丰田是日本最大的汽车公司，也是世界十大汽车工业公司之一。在堪称世界最优秀制造商的丰田，“工作法”至关重要，不仅可以激发员工的工作热情，提高工作业绩，还可以增加公司的销售额。
关于5S法则
整理（Seiri）：分清哪些物品有用，哪些物品没用，扔掉没用的。
整顿（Seiton）：能将必要的物品在必要的时间拿出必要的量。
清扫（Seisou）：打扫干净，日常使用的物品做到一尘不染。
清洁（Seiketsu）：保持上述整理、整顿、清扫的状态
素养（Shitsuke）：督促其他人遵守整理、整顿、清扫的规则。
5S的意义在于提高办公效率，认真做好每一件小事，因为其适用的广泛性和简单性，每一个普通职场人，都能够学会。
三、好了，现在说说，5S高效工作法如何具体运用，才能提高我们的工作效率？
我们现在知道了5S是什么，那么在具体运用时，我们究竟该怎么做呢？
1.整理（Seiri）：分清哪些物品有用，哪些物品没用，扔掉没用的。
我们要明白，摆放整齐不等于整理，整理是丢弃的艺术。建筑师凡德罗有句名言“less is more”，李白也作过“千金散尽还复来”的诗句，说的都是“弃”的哲理。想象一下，你的办公桌上，有多少文件是你觉得以后可能用得到的？有多少东西是你几个月都没动过，但你觉得以后会有用的？拥有的物品会成为成本，“以后可能会用到”是万恶之源。
小范说，他们公司有个很奇怪的现象，每当要用剪刀、订书机这样的工具时，会从一个办公室找到另一个办公室，从一个部门借到另一个部门。一次、两次，次次如此，这难道不是无形中拖延了工作的进度？在《佐藤可仕和的超强整理术》中有一句话，只要整理得宜，处于一览无余的状态，且能完全掌握物品的摆放位置，就没有无法掌握的事物。
我们想要掌控自己的工作，掌控自己的时间，就从掌控自己的办公桌开始：
给“以后会用到”加个期限：在家里的时候，长辈们总是什么都舍不得扔，总是期望着未来的某一天可以用到，但往往，这个未来还没到，东西先发霉了。职场上也一样，当我们在生活上弄不懂长辈的时候，在工作上却原谅了自己，什么都觉得会用到。不妨从现在开始，给你办公桌上的东西设定一个期限，凡是超过一个月没有用到的东西，就丢弃掉。一旦养成丢弃的习惯，其决断力也有可能跟着提高。
给必要和不必要划分一个标准：常用的就是必要的，不常用的就是不必要的，这个度如何把握？我们可以根据使用的频率来决定，频次高的就是必要的。当有标准的时候，处理物品才会快速，没有标准就会犹豫不决，处理失败。比如说，我们的桌子上有一把剪刀，每天都要用到，这就是必要的。
我们在工作中也经常看到这样一个现象，桌子上摆满了各种人的名片，哪怕很旧了都舍不得扔，似乎将来都有合作的可能，那为什么不用APP扫描存档？尽量保持我们的办公桌桌桌面整洁，没有多余的东西，懂得如何丢弃，才是整理的关键。
2.整顿（Seiton）：能将必要的物品在必要的时间拿出必要的量。
对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐，明确数量，并进行有效地标识。在丰田里流行着这样一句话：比起巧迟，还是拙速为好。整理和整顿有相似性，整理是丢弃的艺术，那么整顿就是“放置”的艺术，在什么空间放置，放置多少量……整顿的有个"4定"原则：定点、定容、定量、定时，定点即放在哪里合适 ，定容即用什么容器、颜色，定量即规定合适的数量，定时即在有效的时间内。
定点：物品摆放的位置要做到不用让手臂伸直。
常用物品应放到伸手可得的地方，比如你身边的柜子或者抽屉，甚至直接放在说面上；
取用物品的时候有没有给身体增加负担，我们日常工作中，要做到不为了找文件而大动干戈；
配置物品时考虑到使用频率、惯用手等因素，将会减少没有意义的动作，物品用完之后要回归原处。
定容：将文件夹设置成不同的颜色，常用的可以是红色，一周才用的可以用蓝色，用颜色区分出来，能让我们一眼就认出来。
定量：保留你要用的必要数量，不要有多余的。比如我们桌子上有一个订书机，每天都要用到，忽然有一天又多出来一个，就要把多出来的让同事共享。
定时：在你整顿之后，是否能在10秒内，立即找到你想找的物品，如果是，才是合格的。
一些社会机构曾经做过调查，发现当办公桌上摆放混乱的时，每天都需要花费大量的时间寻找资料， 这些时间是那些善于整理办公桌的人的3~5倍之多。因此，将必要的物品在必要的时间拿出必要的量，能够减少浮躁的心情，提高工作效率。
3.清扫（Seisou）：打扫干净，日常使用的物品做到一尘不染。
对，你没看错，就是打扫，准备好工具，对你的办公桌及周围环境进行打扫。我们要再次提到一个词，掌控！乔治·哈里斯研究认为，人们热爱自己居住或者上班的空间，往往并非因为设计，而是自己对它的掌控。在工作中，我们总会不知不觉被外力干扰，而脏乱就是其中之一，想要降低走神对于工作的干扰，就要事先清理掉办公环境下容易引导我们走神的元素。心理学家认为，良好的职场环境，有益于职工的心理健康并能够提高工作效率，有利于调动职工的工作热情，创造出一流的业绩。
我们来设想一个场景，有一天，你穿了一件新买的大衣，浅色的，而当你兴致勃勃地来到办公室，准备迎接工作的时候，你发现因为办公桌的灰尘，导致你的大衣袖口马上沾染了灰尘，这个时候，你会怎么样？你什么工作都不想干了，只会沉浸在新衣服被弄脏的糟糕情绪中，你会一遍遍地抱怨，这该死的办公桌，你会生气地拿起抹布使劲擦桌子，但你就是想不起来要工作。
做到清扫很简单，每天上班前5分钟，每天下班前5分钟，你只需要抽出这10分钟的时间，对你的工位周围进行清扫，就不会因为失误弄脏自己的衣服，也不会因为偶然掉了个东西，才发现地上脏得惨不忍睹。有的人会说，公司清扫会有阿姨啊，可是脏乱不会等阿姨，它想脏的时候就脏，你的衣服脏了，难道也要埋怨阿姨来得不及时？清扫，是我们忽视的，但它的作用，却是潜移默化的！
4.清洁（Seiketsu）：保持上述整理、整顿、清扫的状态。
清洁，就是制定标准，对整理、整顿、清扫作固定时间的自我点检。日常中，我们不能接受一个邋遢的人，工作中，也不要接受邋遢的自己。清洁的宗旨就是，让前面的3个S保持下去，而不是三分钟热度，如果心血来潮完成了整理、整顿和清扫，过一段时间又故态复萌，那么一切都是无用功。
我们可以设定一个时间值：比如100天的时间值，每天完成上述3个S，若是100天内做到了，就奖励自己一直期望的东西，旅游、奢侈品，都可以，如果没有做到，就惩罚自己失去本想要购买的东西。用100天去形成一个认真做好每件小事的习惯。
我们可以设定一个标准值：比如5S的工作法每天都让我们提前了10分钟完成工作任务，或者每天完成任务的时间都在提前，或者仅仅是我们加班的时间少了，给自己设定一个标准值，看你的目标是什么。
5.素养（Shitsuke）：督促其他人遵守整理、整顿、清扫的规则。
最后这个“S”素养，就涉及到整个公司了，是管理层的事情了，做到前4个S，只是员工个人的事情，但如果做到最后这个S，就是整个公司受益。
管理者以身作则：通过传授方法、体验整理后的快乐、设置奖励机制等方法，让员工理解其目的、掌握其方法，最终让4S扎根于职场。好的榜样就是好的开始，只有上位者先做到，才能要求底下的人也去做。
制定公司规章制度：在管理者身先士卒的情况下，公司要紧接着出相应的规章制度，来约束和激励员工。正如同小范的案例中，他们老板所做的一系列规定和制度，就是5S方法的开端。
四、最后，我们来总结一下
可能大家还一直怀疑，这个真的有效吗？我们要再次强调一下，整理是5S的精髓，整理能提高工作效率，这样的说法是有科学依据的，医学博士米山公啓解释说：处理的信息量越少，大脑的压力也会相应减少，没有多余信息的办公桌有利于将注意力集中到工作上。
在5S中，整理是丢弃的艺术，不要让多余的物品占用你的时间精力；
整顿是放置的艺术，放在合适的地点，用合适的放置方式，在10秒内找到物品；
清扫是消除干扰的艺术，不被外力影响工作的心情，保持好的工作环境；
清洁是保持的艺术，形成标准，定时检查自己，不是一时脑热的行为；
素养是制度的艺术，管理者要以身作则，公司要出台相应的规章制度，来约束和激励员工。
很简单的方法，很简单的理论，可是，只有简单才能发挥最大的力量，当我们把这些简单的5S都做好的时候，高效工作就会敲开我们的门，成为我们的伙伴！
(责任编辑：环球精益网)
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