强化采购管理以提升采购价值

■ 文/ 何建煜

加强采购管理应从需求计划提报、采购管理、合同签订、供应商管理、风险防控、员工业务能力提升等方面出发，形成一体化全生命周期闭环管理，以提升采购效率和价值。

随着经济全球化趋势的进一步加强,我国经济的发展步入到一个新的发展阶段，产业链不断完善，采购管理的重要性更加凸显，采购管理的提升不仅给企业带来实实在在的经济效益，也不断激发企业重视采购管理的动力和活力。

采购管理是企业供应链管理中的重要环节，加强采购管理，通过充分利用信息化平台和手段，由程序化、机械性的采购向供应链一体化采购转变，把采购管理的工作重点从传统的商务管家模式向需求管理、市场和供应商管理等高价值业务转移，充分调动采购人员的积极性、主动性，加强绩效考核系统建设，不断创新采购管理方法，准确把握采购管理发展方向，建立集中、高效、透明的采购管理制度体系。

采购管理制度体系以提高采购效率、解决供需矛盾、实现企业利益最大化为立足点，从需求计划提报、采购管理、合同签订、供应商管理、风险防控、员工业务能力提升等方面形成一体化全生命周期闭环管理。

加强采购管理

构建高效协同机制

作为供应链管理的首要环节，采购管理的计划性是保障采购实施效果优劣的前提，也是实现物资采购、服务实施和工程项目开展是否满足现场要求，预算、交货期、实施效果是否达到预期的关键要素。

在很多的采购业务场景中，普遍存在着采购基数大、需求单位多、竖井式管理、采购分散，物资种类多、采购需求标准不统一、计划性差等情况、采购资源被稀释，采购人员工作量随之加大。

同时，一单一采占比高，重复性采购突出，交易成本升高，采购方式单一。库存管理职能和手段落实不到位，未对需求计划和平库提供有效支撑。业务需求单位只考虑从方便使用出发，不考虑库存与资源的整合，缺乏宏观共享意识和顶层设计。

采购需求计划作为“供应链源头”，其工作的标准化离不开“标准数据化”，采购业务需求已经呈现出“数据池”，迫切需要业务的多维度分析，为及时、高效的提升需求计划的管理，应结合“供应链闭环”各个环节，从需求计划的提出、需求数据的萃取，到需求计划分析、需求计划的评估决策，提升“采购源头”的“合法合规”和“降本增效”，全面实现 “采购共享业务全生命周期流程优化”及“决策一体化”。

采购需求计划在“标准化”建设后，需要进一步的实现“精细化”管理，以需求管理顶层设计持续优化为导向，持续做好需求计划的前置、采集、分类、规划工作，从预测、对标、整合方面提升需求分析能力，对萃取成功的需求信息进行采购计划过程管控，做好需求历史痕迹管理、执行对标、优化方案的后评估管理，全面提升“采购需求计划精细化”着力点，联合采购需求精细化管理模型，强化需求建设，从根源上有效解决供需矛盾。

规范采购流程

贡献商务价值

随着我国招标投标法律制度的不断完善，企业在其自身发展中对采购过程管理的意识也得到不断的增强。尽管如此，在某些采购流程的关键环节还是会存在一些不规范的现象。采购流程的不规范，将会影响采购实施的透明度与公平性，最终会深刻影响到企业的长远发展。

以制度体系建设为抓手，结合日常采购业务中的难点、痛点和赌点，优化采购业务流程，厘清职责界面，细化任务措施，加强统筹合作，找准关乎全局的重点领域和关键环节，深化制度体系建设，持续推进采购工作高质量发展。

秉承严谨的态度编制招标文件，招标的文件的编制要满足结构完整、要素齐全、内容完备、表述严谨，为采购活动提供科学依据。同时，招标文件的编制原则要坚持公平、公正，不得存在排斥某一潜在投标人的内容。

规范评标专家管理，提升评标质量和效率。建立评标专家库，严格规范专家抽取程序，实现专家库的动态管理。依法组建评标委员会，开展评标、定标，保证评标委员会在实施评标过程中的公平性和公正性。评标委员会也应遵守职业道德和职业操守，严格根据招标文件的要求，对投标文件作出实事求是的评价。

注重加强对采购价格合理性的评判，提升采购人员价格分析能力。引导采购人员提升对采购事项的历史价格、市场价格分析能力，开展成本构成回归分析，研判价格未来走势，为价格谈判提供坚实基础。

提升合同管理

规避商务风险

合同管理的目的在于防范合同风险，明确合同履行单位在合同履行中的职责，确保合同形成闭环管理，准确、高效发挥合同作用。

在合同的签订和履行过程中，存在着合同内容传达不到位、合同履行不严格，监督缺失、合同履行过程中涉密信息的泄露、合同纠纷、格式合同、未形成闭环管理等现象，都为合同的管理带来了不小的挑战，也直接影响到了企业的利益是否得到有效的保障。

合同签订中首先应审核合同的主体资格，列明标的物的名称、规格、型号、生产厂家、数量、价格（是否为含税价格）、服务的技术要求、交货地点、交货方式、验收调试的标准、仲裁条款和违约责任等等，确保这些关键性要素的完整性，也为后续的合同签订双方权利义务划分，甚至争议的解决提供了最基本的依据。

除此之外，合同内容也应该与招标文件的实质性条款保持一致，如果不一致，需要合同双方进行协商同意后进行合同条款的变更。

重视供应商管理

优化供应商资源库

供应商管理是企业控制外部资源、降低运营成本的重要手段。通过与具有竞争优势的供应商建立相对稳定的合作关系，形成风险共担、利益共享、共同发展的利益链，企业将从根本上提升资源获取能力并获得竞争优势。

逐步推进供应商入库管理，建立以品类划分为基础的供应商资源，通过注册制拓宽资源通道，通过多角度、全方位的供应商绩效考核，实现供应商的优选，助力资源配置效率，加大供应保障能力和竞争性。

针对战略供应商做好关系维护管理，针对长期协议争取价格优势与折扣，强化企业与供应商“命运共同体”的理念，以获得更优的价格和服务。重点加强对有采购业务供应商和主动开发供应商的管理，加强供应商的绩效考核及违规处罚管理，提高劣质供应商的风险防控水平，营造互利共赢的合作新局面。

防控商务风险

夯实合规采购

按照历次审计中发现的问题举一反三，提升合规采购。从需求源头端防控风险，加强供应商入库环节资质审核。同时，也加强对招标文件的规范性审查，避免存在歧视性、排他性条款等等。依法合规是采购管理的“生命线”，是企业发展的重要保障，加大重点风险领域管控，完善采购监管机制，夯实合规采购。

凡事预则立、不预则废，要将风险管理与战略谋划、组织架构和运营管理相结合，在决策层设立风险管控专业机构，强化事前防范、事中控制和事后复盘。

打造专业采购团队

发挥核心价值

加强专业化队伍建设，造就积极主动、有专业能力又能够解决问题的员工队伍，为企业创造价值。

一是要筛选符合企业价值观、文化理念和技术要求的采购队伍并重视培养德才兼备的人才储备。二是重视与员工共建长期信任关系，为长远发展不断积聚人才。三是乐于增进员工参与企业事务的机会，赋予员工充分的工作自主权。

畅通采购人员职业化发展通道，以正向激励考核为导向，提高队伍专业化水平，强基固本提升内功，“师带徒”培养模式，加强梯队建设，着力打造一支信念坚定、开拓创新、担当实干、素质过硬，具有全球视野的采购队伍。

采购管理是一项不断创新与完善的永久性课题，建立健全管理制度，优化工作机制和流程，增强采购风险管控能力，提高采购效率和效益，助力科学决策是采购管理永远追求的目标，采购管理永远在路上，永远无止境，只有将采购管理的创新理念植入并扎根于企业的生产经营中去，企业才能做大做强，实现高质量发展。

原文刊发于2021年1月（上）第1期《中国外资》杂志