合格供方入库管理 —采购业务合规、精益管理通用实践指引系列

对一个需要使用原材料生产加工成产品的企业，采购业务是其利润创造的主要来源之一，对企业成本管理具有战略性。因此，采购，掌握着实体产品供应、贸易服务企业的成本命脉！

采购品类繁多，业务流程长且复杂，形成企业的主要资金流，采购业务全过程涉及到与采购标的有关的技术、质量、绿色环保、验收、计量和与供方有关的履行社会责任、法律、履约、财务、商务等业务活动，牵涉的部门多，这导致采购业务领域的管控难度加大，容易造成采购管理漏洞百出，合规风险屡屡发生，其中采购舞弊、做假和贿赂、贪污腐败问题等严重影响企业的生存和相关方的生命财产安全，并且严重影响采购活动的可持续性。这里，笔者计划不断总结企业采购业务合规风险管理通用实践，强化企业采购治理，推进可持续采购，追求采购精益管理，为企业管理层和相关利益方提供管理借鉴和帮助。

采购业务行为底线是合规，但是采购管理的目标是精益，前者是前提，后者是本意。企业的内部采购业务内容包括合格供方入库、供方等级评价、采购项目计划、供方长名单（潜在投标人）推荐、投标资格预审文件、供方短名单（投标人）确定、招标文件编制、投标管理、确定评委、开清评定 、合同签订、合同履行、合同变更、结算、采购支付、出入库管理等16个方面。

在采购的《合规可持续采购十项基本原则》有一重要原则：“坚持开标后的评标标准去定性化评标和去程度计分评标，坚持价格主导的充分竞争机制”。价格主导的充分竞争机制关键是必须有足够多的投标人！根据笔者的工作经验，最好不少于8-10家，最低限度是5家。能够做到这一点，组织有一项非常重要的不可缺的工作——合格供方入库管理。可以这样说：合规、成功的采购50%的功劳是组织（企业）做好了合格供方入库管理工作。价格主导的充分竞争采购成败在于供方入库管理工作的成败！合格供方入库管理工作也是组织（企业）采购舞弊发生的最大入口！

本文将聚焦合格供方入库合规、精益管理做深入的通用实践总结。

为什么要开展合格供方入库工作

用一句话概括：不要等到采购的时候，才想起供方在哪里？合格供方入库工作是组织（包括政府、公共组织、企业）一项为了提高采购效率的基础性工作，组织有一个优质的适应组织规模、结构和管理要求的合格供方库，有利于组织能够按时、按质、按量、高效、低耗、供应链成本最优化地采购所需要的产品和服务，并使这种能力可持持续。巧妇难为无米之炊！没有优质的适应组织的合格供方库，组织就不能够邀请到足够多的供方参与，采购选择的范围太小，就无法实现采购的按时、按质、按量、高效、低耗、供应链成本最优，控制好采购成本，对于企业来说，就将失去降低采购成本的机会，面临亏损。

开展合格供方入库工作并不排斥公开招标的市场上供方参与机会，实质是公开招标和邀请招标工作的前置工作，提前把适合组织的市场上的供方吸收到组织的关注范围，待到组织有采购项目时，可以大大提高确定采购长名单的工作效率。有了足够多的合格供方，组织才能够有足够多供方的长名单（推荐潜在投标人），才能够有足够多供方的短名单（确定投标人），价格主导的充分竞争采购才有可能实现。有了足够多供方的短名单，防止串标、陪标、围标舞弊可能性就要高多了。组织（企业）采购舞弊发生的最大入口就可能堵住了。

合格供方入库工作的作用

提前了解组织需要采购标的的供方情况。通过合格供方入库工作，建立组织的合格供方名册，某种意义上说，从某个时点看，组织能够提前知道合格供方名册以外的市场上的其他供方应是不适合作为组织的合格供方，原因可能是产品质量、技术、绿色环保、社会责任履行、供应规模、合规诚信、物流成本等，并且组织所还能够知道采购标的潜在供方多还是少，有利于组织提前做好采购准备工作。

提前预防组织内部人为舞弊排斥有竞争力的供方。由于开展合格供方入库（名册）工作，能够形成合格供方名册，合规监督部门可以日常提前对其进行监督检查，而不是待到执行采购时，才在采购进行时去监督检查采购部门采购招标确定的长名单是否存在舞弊——排斥有竞争力的供方，那时在时间上和空间上都有监督难度。

提前策划最佳采购方式和采购策略。根据组织以往年度的实际采购清单，按照采购额度从高到低排列，对于前面80%采购额的产品和服务，开展合格供方入库（名册）工作，建立合格供方库（名册），相当于组织提前深入市场调研，提前可以知道组织所采购标的的供方市场情况，组织可以提前策划最佳采购方式和采购策略。

合格供方名册（供方长名单）管理内容

包括市场上潜在供方信息的初始收集、供方推荐、供方初次考察（尽职调查）、合格标准制定、初次评价、合格供方入库建档、合格供方档案动态管理等，主要是引进新合格供方管理工作，有的单位也叫合格供方入库管理工作。

合格供方入库工作可能隐藏舞弊的方式

合格供方入库工作舞弊关键点是选择性遴选市场上的某几家供方入库，排斥有竞争力的供方（如同良币）和降低入库的合格供方数量，合格供方越少，有竞争力的供方越少，有指向性的选择卖方（中标人）舞弊就越容易操作。具体要实现这一点，目前为止，具体有以下30种可能隐藏这种舞弊的方式。

1.故意不制定统一的合格供方考察内容与评价标准，方便组织考察、评价时，内部关系人影响参与尽职调查、考察人员的主观判断，方便左右某个关系供方是否合格；

2.违背AB角内控原则，故意将合格供方评价各环节的工作交公司某一个人实施完成，其他人员、部门基本不实质参与，方便内部关系人左右关系供方入册和非关系供方出册；

3.合格供方评价工作的各环节被公司内部某一个人实质控制，其他部门不能够施加影响；

4.根据关系供方的经营资质特征，调高、调低公司合格供方考察内容与评价标准；

5.将关系供方直接加入《合格供方名册》，然后补相关资料；

6.《合格供方名册》的供方名单常年保持不变，外面的有能力供方没有机会进入名册，让关系供方长年把持投标机会；

7.在公司每年的合格供方淘汰选择中，有选择性的淘汰某合格供方；

8.捏造事由将某合格供方例入黑名单；

9.内外勾结，掩护关系供方用假资格预审材料进入《合格供方名册》；

10.公司合格供方管理制度中，针对同类供应商，故意设定多个合格供方考察内容与评价标准，如多重标准、双重标准、阴阳标准，方便选择性的确定合格供方；

11.公司合格供方管理制度设定的合格供方考察内容与评价标准故意模棱两可，方便左右合格供方选择结果；

12.公司合格供方管理制度设定的合格供方考察内容与评价标准故意设定为定性和能力程度评分（缺少定量评价内容项），方便通过左右评分高低控制合格供方选择过程；

13.在制定公司合格供方管理制度设定的合格供方考察内容与评价标准时，故意设定排斥、压制有竞争力供方的评价标准；

14.频繁修改公司合格供方管理制度设定的合格供方考察内容与评价标准，为关系供方入册方便创造条件；

15.任意调整、扩大《合格供方名册》里某个关系供方的经营地域和经营产品范围，提高其投标参与范围；

16.在《合格供方名册》中，直接培养潜在关系供方；

17.在《合格供方名册》中，与某个合格供方建立订单挂靠关系，在其将来采购合同订单中，分割一小部分由自己的关系供方或个人私自经营的公司来供应谋私利；

18.在《合格供方名册》里，将个人关系供方与某个合格供方建立上下游供应与采购的业务往来关系，让关系供方供应该合格供方；

19.由公司某个领导或公司客户、政府机关某个领导授意，将某特定关系供方列入《合格供方名册》；

20.假借公司某个领导或客户、政府机关领导授意，将某特定供方列入《合格供方名册》；

21.选择处于供应链低端的供方列入《合格供方名册》；

22.没有将采购标的对应行业里最佳的供方如制造商、代理商、销售商、外包方引进公司合格名册，将最优供方排斥在名册外，为“矮个里挑高个”创造条件；

23.《合格供方名册》同一类采购标的（产品、服务）的合格供方数量少，如刚好3家，或者低于5家，有的甚至低于3家，而市场上，还有诸多可达到合格供方考察评价标准的供方，故意排斥投标人充分竞争，为故意让小范围选择关系供方中标创造条件；

24.选择合格供方入名册时，将《合格供方名册》同一类采购标的（产品、服务）对应的合格供方供应能力、履约管理水平、或产品品质差距故意拉大，优、劣明显，而市场上这类产品供方并非如此，为形成“技术差异性陪标”创造条件，排斥同质竞争，陪衬某关系供方脱颖而出；

25.《合格供方名册》中供应同类产品的多家合格供方背后实质为同一个控制人；

26.同一个供方，随着时间不同，故意不断变换公司名称，形式上满足《合格供方名册》持续变化、调整、优化、淘汰的管理要求；

27.供方的初始信息收集、合格供方的推荐、考察评价、入册全过程缺乏专门的流程制度进行规范，受个人主观影响大，为方便关系供方入册留操作空间；

28.规范供方的初始信息收集、合格供方的推荐、考察评价、入册全过程的流程制度制定，由某个人控制或者被采购部门独立控制，导致制度内容不公允、公平，有利于被某个人左右合格供方选择；

29.合格供方考察内容与评价标准制定过程由某个人控制或者被采购部门独立控制，导致评价标准内容不公允、公平，有利于被某个人左右合格供方选择；

30.合格供方考察内容与评价标准缺乏专业部门（如技术、质量、财务、法律、使用部门）的专门评审即正式发布，使得考察评价标准缺乏有效性，不能够把真正有供应能力优秀供方选入名册，方便供应能力差的关系供方入册。 

合格供方入库管理合规、精益管理通用方法

1、制定企业合格供方入库（名册）考察、评价管理流程，规范合格供方入库全过程，不断扩大合格供方数量，集聚优秀、适合组织（企业）采购需要的合格供方，每类采购标的的对应合格供方数量最好不少于15家。

2、制定合格供方入库考察、评价标准，标准宜分为普通标准和专业标准，考察评价时，宜按一对一的是/否或0-1判断原则确定某供方是否能够进入企业合格供方库，忌采用考察主观评分排序选择。对库（名册）中的合格供方应进行动态的持续考察评价。

3、普通标准内容宜包括但不限于供方市场主体资格是否合法合规、经营范围是否匹配企业采购需求范围、3年内是否有企业采购需求范围的类似供应经历、供方的年度营业收入是否匹配企业单次采购规模，一般前者比后者宜不低于3倍安全供应能力系数。

4、专业标准宜包括供方的技术管理体系、绿色环保品质管理体系和企业运营管理体系三个方面的初步尽调和市场品牌（客户口碑）、监督处罚两个方面的负面信息扫描与动态关注。

5、明确潜在合格供方推荐登记制度，登记潜在合格供方与推荐人之间的关联关系，推荐人必须回避潜在供方的合格考察、评价以及其后面可能参与的投标、供应等全部工作，但推荐人宜对被推荐供方可能发生的恶意欺诈、舞弊、做假风险负连带责任和推荐权信用自动失效，通过实践证明后的优秀供方，对推荐人可以有适当的物质奖励和精神嘉许。

6、企业宜与合格供方签订入库（名册）协议，以确认双方愿意建立供求关系的意向，并约定双方入库期间有关的义务和责任。