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    评审现场着实狼狈,A3报告及时解围 | 全景360°无死角展示科室质

    2021-04-08 01:47 作者:office902 来源: 浏览: 我要评论 (条) 字号:

    摘要:虽说日常质管绝不是为了应付评审,但评审现场如何完美地向评审员介绍工作成效却绝对是个技术活。 介绍得好的,可以锦上添花,介绍得不好的,可以直接黑化。 这就像是大考,平时成绩差不多的人,有的可以超常发挥,有的却屡战屡败,何故? 心态使然,方法使然

    虽说日常质管绝不是为了应付评审,但评审现场如何完美地向评审员介绍工作成效却绝对是个技术活。
    介绍得好的,可以锦上添花,介绍得不好的,可以直接黑化。
    这就像是大考,平时成绩差不多的人,有的可以超常发挥,有的却屡战屡败,何故? 心态使然,方法使然,心态亦是方法!
    君不见评审现场,面红耳赤者有之,瞠目结舌者有之,当场崩溃急到痛哭的人都有!
    有没有一种工具,可以帮助本来就不擅长言谈的国人同胞从容面对各类评审?就像PPT,使多少怯于演讲的人有了足够的勇气走上讲台,完整地介绍完一个项目。
    突出重点,遵循逻辑,一目了然,展现成效。
    A3报告,就是这样一种评审利器,更是日常质管工作和精致生活的哲学思维。
    做了许多个PDCA,如果还没有进阶到A3报告,充其量也只是个假质管人。
    知道丰田发展史的人,应该不会陌生丰田创业的褴褛筚路,那场轰动全球的石油危机爆发,诞生了一个TOYOTA在制造业的精益巅峰。
     
    其实早在很多年前丰田就提出:一个公司面临的所有问题可以且应该用一张纸来体现,这样可以使涉及此问题的人通过同一视角来了解它。
    这是A3报告的来源。
    国际通用的A3纸是指宽297mm,长420mm的纸张。好理解一点,也就是两张A4这么大。
     
    前面,Panda老师已为我们详细介绍了A3报告的由来、长相、类型以及它与PDCA之间的区别。
    今天就让小鱼儿带大家一起学习如何在PDCA的思路下,将改善需求改善要点、改善步骤和改善成效用A3报告单来完美展现。
    首先要知道A3报告是一种标准化的思维方式,而非某种书写技巧。虽然可以再母版上自定义各种要素,对于初学者来说还是循规蹈矩,从母版开始。
    所谓的母版,就是适合本部门的模板。
    最常用也是最经典的母版是 DMAIC模式:即包含【DEFINE/定义】、【MEASURE/测量】【ANALYZE/分析】、【IMPROVE/改进】、【CONTROL/控制】五大要点 (五个步骤)
    某院根据实际情况自制的A3报告单模板,五个步骤指2-6。
    下面,以某院检验科的一个优秀PDCA项目 “提高报告单格式符合率”为例,展示转化成A3报告的五大要点。
    顺便可以对比下传统的PDCA步骤讲解和A3报告之间的效果差别。
    1.【DEFINE/定义】→P
    解决问题,先从定义问题开始。
    • What?问题是什么?

    • 检验科报告单格式不符合规范?

    • When?何时发现格式不符合的?

    • Where?哪些报告单格式不符合?

    • Why?为什么不符合?

    • How?到底应该符合什么样的标准

    别急,该院检验科的同志们根据《浙江省综合医院等级医院评审标准(2019版)》4.16.4.4条款已制定出14个核查细则,这正是“定义”中需要符合的标准
       某院检验科设计的查核表
    “检验报告格式符合”是指根据等级医院评审条款制定出14个核查点均符合的检验报告。
    • 计算公式:检验报告格式符合率=(检验报告格式符合例数/检验报告总例数)×100%

    • 目标:2019年6月底报告单格式符合率≥90%

    • 来源:自身以往情况。

    根据三现原则,每个问题都需要去现场观察、收集数据、听取一线工作人员的声音,这是 质管的基本原则,不能马虎。
    2.【MEASURE/测量】→P
    小组成员随机抽取了100份检验报告单,包括科内LIS系统打印、门诊自助报告打印机打印、微信查询、官网查询;病区包括电子病历、归档病历等。 
    随机抽取的100份检验报告单
    汇总统计符合仅为61例,得出检验报告格式符合率为61%,其中对39张格式不符合报告单剖析汇总,发现每张报告单都有1-3项不符合点,该团队又对这39张不符合报告单中的每个不符合点进行再次统计发现如下:
    39张格式不符合报告单剖析汇总
    绘制柏拉图,根据80/20法则,最终选出两大改善重点:①和②。                  
     柏拉图
    3.【ANALYZE/分析】→P
    接下来,我们全体组员运用头脑风暴、鱼骨图从人、机、料、法四方面分析得到影响①和②现象的有近20项原因。通过现场调查真因验证的方式找出4大真因。
      鱼骨图
    按照惯例,红色字体为真因
    真因找到,就可以逐一攻克了!
     
    4.IMPROVE/改进】→D
    • 对策一:开展培训,制定新的采血流程,重点增加扫描仪及PDA的正确使用,并每年一次进行流程操作考核。

    • 对策二:提升全院PDA录入速度。

    • 对策三:针对科内LIS打印机与自助机HIS格式不统一,采用修改LIS与HIS软件接口,报告单采用统一的PDF格式进行传输。

    • 对策四:检验科内打印端点多,打印模板多,采取将LIS打印机固定三个点,分别为急诊、门诊、住院部,并定期核对各站点报告格式,如遇到问题及时修正完善。

    那么效果到底如何呢?
     
    5.【CONTROL/控制】→C&A
    6月再次抽查检验报告单100份,报告单格式符合率达94%,目标达标率为113%。7月、8月持续改进报告单格式符合率为97%和98%,持续改进效果良好。
    为保证改善的持续性和有效性,修订相应的SOP文件中的流程图。
    同时对检验报告管理程序再次修订,并且重新修改并制作自查表,规定每月定期抽查病房、门诊各5份报告单,根据14个查核点计算报告单格式符合率。
    升级后的自查表
    建立本科室标准报告单模板。
    升级后的报告单模板
     
    这整一个分析下来,就是我们平常介绍PDCA项目的方法,没个半小时甭想说清楚。而在评审现场,评审员给你的时间大概只有半分钟,怎么办……
    这时候A3报告的优点就显现出来了,五大元素汇集在一页纸上,涵盖所有评审要点,如果是懂行的专家,3秒钟就能看出个中真谛。只要平时踏踏实实做质管,关键时刻交出A3报告,绝对让彼此都满意。
    提高检验报告单格式符合率项目A3报告
    是不是很神奇?一张纸,涵盖了我刚刚讲的所有内容,而且有图有真相。
    更神奇的是,A3报告制作的过程,可以让PDCA项目凝练提升,可以让小组成员快速成长,可以让口若悬河的人变得有理有据,可以让拙于言表的人信心十足,只要掌握了这种逻辑思维,所有PDCA项目都可以在成员心中变成无形的A3报告
    它就是这么神奇!
    作个小结,A3报告应该是:
    • 一种问题解决方法(因此细节将有所不同)

    • 形象化(图片、照片、图形、图表),而不是以文字为主

    • 协作完成——一个人填写报告是没用的,它应该是与该问题相关的团队成员经过充分讨论和验证的共同协作的结果

    • 纸质文件,而不是在电脑屏幕上

    • A3 尺寸(不能大,也不能小)

    • 所有受影响的利益相关者均可以看到——最好是在人流量大的公告板或质管墙上展示

    A3报告是戴明环 (PDCA循环)的精髓,最终将会成为一种文化,真正进入组织的基因链,源源不断,生生不息。就像丰田集团,从佐吉时代的自动化到喜一郎的JIT (准时制生产方式),韬光隐晦,蛰伏多年,直至上个世纪70年代的一场石油危机爆发,仍能长盛不衰。
    A3报告,你值得一试。
    传递医品理念,打造病安文化——office902

    (作者: 小鱼儿
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