摘要:办公室精益生产如何推行 精益的思想不光是在生产运营，在医院、在政府机构、在办公室都在开展，精益办公在办公室里面是怎么应用的？ 要了解精益是怎么在办公室怎么应用，我们就要回到根本，精益办公系统源于丰田生产系统模式！要了解办公系统，我们必须要寻
 办公室精益生产如何推行 精益的思想不光是在生产运营，在医院、在政府机构、在办公室都在开展，精益办公在办公室里面是怎么应用的？ 要了解精益是怎么在办公室怎么应用，我们就要回到根本，精益办公系统源于丰田生产系统模式！要了解办公系统，我们必须要寻找根源，精益系统，是来自哪里？ 大家会发现，以后在推进精益办公的时候，所有它的思想，工具，实际上都源自于TPS生产模式。也就是丰田模式。但有人会问，TPS中“P”指的就是生产，那我们又不生产，我们是办公室的，让我们学生产系统，是不是有意义？是不是可以用在办公环境中？答案是肯定的。 很多公司对TPS的理解还停留在工具层面上。也就是说从工具层面上，你会发现这个适用在生产中。 比如说，看板系统——是物料的一个同步系统。这个工具确实适用在生产领域。他形成一个物流与信息的同步。那么这种看板系统也可以运用在我们的办公室呢？答案也是肯定的！ 大家想，什么是看板系统？比方说：举个例子，我们在办公室里有大量的物资，包括文具、消耗无量、这些都是可以用看板系统来管理的。 我们在很多公司在推进的时候，就用看板系统来管理他的物资、采购。这样光文具，特别是大型公司，每年就可以省很多钱。但是，光懂这个还不够，因为我们只看到它的工具层面，更重要的是工具背后的思想和管理系统，如果不理解的话，你只是依瓢画葫芦。只是按照他的形状来用，但是不知道他真正的用处产生的源泉和精神在哪里。所以就算可以照抄看板这些东西，但是却很难把它发挥它真正的作用！ 所以我们可以看到（如上图），叫丰田的模式。我们会研究丰田的模式在我们办公室里面是怎么应用的！核心是不光要了解这个工具层面，我们还要了解工具背后的管理系统和思想。 大家看：丰田的模式有两根柱子在支撑着，精益经理应该是很熟悉这些的。一个叫JUST TIME——准时制。另外一个叫自働化。所谓自働化，不是说自动的做一件事情，这个“働”是带人字偏旁的。 核心是需要流程像人一样的智慧。有问题就可以发现的这样一种思想。那么在丰田有大量的工具来实现这个。比如说按灯拉绳系统。就是从自働化入手，这个自働化思想如何在办公室里面应用呢？ 如果你只看他的工具层面，比如说丰田每个生产线旁边都有个绳子，有一个按灯，他这个车有问题就把这个绳子一拉这个灯就亮了，那么现场主管就会跑来支持。那么还是不能搞定的话，他的生产线可能会停下来。那么这种方式是不是可以用在办公室里呢？工具层面还是比较难的。 如果说说装个绳，拉个灯，这个跟办公室的环境也是不相符的。但是，如果我们把它想深一点，他这个工具背后的理念是什么呢？理念非常简单——让问题能够及时暴露出来。不把问题和缺陷传到下一个工序。我们有了这个思想之后，那么我们可以把它放在办公室。我们的报告、信息是不是能够不带有问题的传给下一个工序？下一个工序有可能是你老板，有可能是你的同事，有可能是你的下属，所以是不是我们可以设计一个工具来达到这个目的。 如果我们只看到工具层面的话，你很难完全照抄。但是理解到它工具背后的思想，那么我们后面都可以开发一个工具，比方说，很多工厂的办公室里有目视管理，比如说订单处理流程（是重复性的流程）需要帮忙的时候就会挂起一个有颜色的杯子。就是说通知这个流程在特定时间内需要支持，附近的同事都可以来支持。这属于把自働化的思想应用的一种方式。非常简单的工具，但是能够达到预期的目的就非常好。 这是我们说的自働化。 那么另外一个支柱，大家会看到是准时制。非常重要的。包括刚才说到的看板系统，它属于拉动系统的一个实施工具。那么这种看板系统单件流是不是能在办公室里面应用呢？ 结拍时间，完全可以。 办公室的工作无非分成两大类：一类是每天机械性的每天要发生的。重复性的。另外一类是创造性的。对这些重复性的工作可以用just time，做的非常的有效率。所以JIT完全可以用在办公室环境中。包括刚才举例的用看板系统来管理文具、采购，用单件流的系统来管理
我们的订单，所有流程都是可以应用的。而且这种方法不光是在办公室里，在银行、金融机构也在大量应用精益的思想。我们在深刻了解这两根柱子的时候，也需要深刻的地基。 很多公司在推进LEAN、精益管理思想的时候，他们只关注速度、品质，往往忽略了下面的地基。特别是稳定性、均衡化。
(责任编辑：环球精益网)
均衡化不仅仅是用于生产领域订单的均衡。 首先看一下同事，上班的时候同事是不是能够准时上班?他们的技能是不是满足工作要求？往往同事的技能不熟练，特别是新同事，就会让很多人的工作效率变低，因为新同事对技能上的不熟练，导致经常会加班或者没事做。无法达到均衡。办公室里面能干的人天天忙死，有些人则非常空闲。 如何让大家的工作进行均衡化呢？这也是办公室重要的课题。 包括办公室中工作类型的均衡化，这是很有趣的一个话题，什么叫类型的均衡化？我们倾向于把同样的事情放在一个时间段来完成，比如说A/B/C三大类型，今天要报销、填单子，所有类似的事情集中在一起来做，这样做我们认为这样做的效率是会比较高的。 往深考虑：A/B/C三类事情，比如说第一类是填报告、第二类是签字，第三类是报销。如果我们第一天先填报告，第二天签字，第三天填报销单，这样的话，这三件事情都要再第三天才能完成。如果一天当中我们能做三件事情。那么我们当天就可以完成这三件事情，如果每小时都在做这三件事情，那么当小时就可以完成者三件事情。这就是丰田模式核心的重要的工作性质的均衡。 所以理解均衡稳定是需要从多方面来考虑，包括4M（人、设备、工作量、工作类别）如何均衡，这些都是办公室很有趣的课题。 办公室真正的核心是在于左边的柱子——标准作业。这是丰田模式中核心中的核心。如果没有标准这个东西，那将会是一塌糊涂，昨天我在北京开领导人会议，就会看到，会议组织如果没有标准的话，只能用两个字来衡量，就是茫然。因为你都不知道下面该干什么，都是随机发生。办公室亦是如此，比如说开会，今天会议室有哪些会议？ 开会的流程有什么标准？你们办公室早上是否有晨会？ 办公室最少的就是沟通，如果我们有这样的标准机制的话，就可以确保我们的工作非常的有效果。并且对办公室加班现象也有所影响，大家都知道加班实际上是一个坏事情，高级管理层要看到加班便要知道管理层机制有所恶化！加班是一个坏现象而不是一个好现象。所以说有了标准之后就会看出为什么会加班？离我们设定的标准有什么差异？从差异中引出——改善。这也是丰田模式的灵魂所在！当我们的工作有了一个标准之后，包括开会、早会标准、一天工作安排、安排类型的标准。有了标准之后，我们就会对比跟之前的有什么差异，是什么原因导致的差异，这当中会有重要的丰田思想及精益思想。 |
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