中国4200万家企业需要精益生产;全球70亿人都需要精益思维;
学精益,就上环球精益网
  • 精益管理名词解释大全

    本月热词:

    栏目分类
    热门精益知识文章推荐

    主页 > 精益知识 > INTRODUCE

    上有老板下有员工,整天就写报告?用“A3报告”,一张纸上下满意

    2020-05-07 10:54 作者:网络 来源: 浏览: 我要评论 (条) 字号:

    摘要:“猿总,刚上任一个月,真有点忙不过来了。”新任招商部经理王晓丽正在向我汇报工作。 “小王,怎么了?那些地方忙不过来?” “猿总,您知道,我是一线业务员上来的,原来笔头也不是很硬。现在我发现当招商部经理真忙,特别是整天写报告。周报、2周一次的顾

    “猿总,刚上任一个月,真有点忙不过来了。”新任招商部经理王晓丽正在向我汇报工作。

    “小王,怎么了?那些地方忙不过来?”

    “猿总,您知道,我是一线业务员上来的,原来笔头也不是很硬。现在我发现当招商部经理真忙,特别是整天写报告。周报、2周一次的顾客分析、月报、月度市场情况汇总与分析、营销活动的可行性研究报告等等。还要带员工、做业务,整天忙得团团转,有点千头万绪,不知道从那抓起的感觉。”

    “小王,作为一个部门经理,特别我们是个大公司,工作进行书面留痕是必不可少的。”

    “猿总,我知道书面工作留痕的重要性,我的意思不是说我不想写报告,我是想改进一下书面报告形式,能够用一种重点突出、简洁有效的报告方法。最近我找了一些资料,我觉得一种日本丰田公司使用的报告方式值得学习。”

    “哦,那你继续说下去。”

    王经理介绍的报告方法是“A3报告”,又叫“一页纸报告”

    A3报告(A3 Report)

    A3报告(A3 Report)是丰田公司在多年的精益管理推行中,总结出的一种把问题的现状、分析、纠正措施和执行计划放在一张A3纸上的标准的报告格式。

    在日益竞争激烈的市场上,公司的管理节奏越来越快,传统的报告形式越来越不适应。这个时候需要一种简洁但又重点突出的报告形式。一张纸不代表简单报告,相反,在丰田公司内部,A3报告术又叫做精细报告。那么A3报告术的特点和作用是什么呢?

    A3报告”的特点与作用

    01 一目了然:以简单明确的书面方式,和所有相关方进行有效沟通

    首先我们可以看出,A3报告是一种简单明确的书面沟通方式,就算是第一次接触A3报告的人,也能一目了然地掌控情况。

    在职场上,书面报告是一种必不可少的沟通方式,其主要优点是信息稳定,可留痕,可存档,同时一份报告可以转发给多个人。因为其优点,书面报告是工作留痕的主要方式。

    在大公司中,因为管理层级多,对工作留痕要求较高,有各种各样的书面报告。于是,基层管理人员忙于填报表、写报告。在这种场景下,A3报告具有一目了然、简单明确的突出优点。

    02 逻辑清楚:从明确问题到追踪结果的全过程逻辑非常清晰

    A3报告的基本内容是:主题、问题的情况、目标、原因分析、对策、执行、跟踪。

    可以看出,虽然只有一页纸,但是包括普遍管理问题的全过程,并没有关键信息的缺失。

    A3报告术”的一个基本设定是:在企业管理的几乎所有情况下,都可以优先选择单页纸报告来交流和传递信息。同时,因为包括了问题的全过程,所以能够清楚、准确的陈述事实,并易于读者理解,以便快速的做出正确的决策。

    03 重点突出:对于重点部分使用有效的思维工具,便于快速决策

    A3报告的另一个特点是:结构化分解问题,将一个复杂的问题分解成若干个问题并进行总结特别有效。在分解之后,最重点和难点部分是原因分析。

    A3报告在原因分析部分要求采用科学思维工具—鱼骨图分析法或5why分析法。这两种分析方法是长期管理实践证明非常有效的思维工具,能够保证A3报告的可靠性。

    由此可见,A3报告是一目了然、逻辑清楚、要点突出并具有可靠性优点的工作留痕方式,在复杂的市场环境中,便于企业内部信息沟通、快速决策和及时行动。

    那么如何运用“A3报告术”到具体工作中呢?

    如何运用“A3报告”,精简工作留痕、加强上下沟通

    01 掌握"A3报告”的2个原则

    第一个原则是:直接了当写报告

    A3报告的求员工将报告的精华浓缩到一页纸上,把问题搞清楚,把事情搞透彻,去掉繁杂的不必要的内容,直截了当写明“题目、问题、方案、风险、结论和审批”,改变写长篇总结的习惯。

    第二个原则是:这是一种思维方式

    A3报告不仅仅是一种工作留痕工具,更是一种工作思维方式。A3报告是基于科学思维的一种综合体现,是一种处理现实管理问题的综合思维方式。任何问题不会因为写到A3纸上,就会发生本质的改变。但是,如果熟悉A3报告,掌握了这种思维,反而可以全面应用到实际工作中去。

    02 熟悉“A3报告”的7个步骤。

    明确问题:背景的内容要清晰,可采用图表的形式使其可视化;提供必要的信息,帮助读者了解情况,理解内容。问题要与公司、部门的整体目标相关联。

    分解问题:描述流程或系统的当前状况,强调现状中的主要因素,确定现状中的真正问题,不仅仅采用定性的方法,也要采取定量的方法来描述现状。

    设定目标:目标的设定要基于现状、清晰、便于衡量。

    把握真因:运用“5why”和“鱼骨图”分析法和其他问题根源分析方法,最有效的分析造成问题的内在原因;尽可能的使用图表的方式来展现关键发现;识别真正原因。

    制定对策:确保针对每条潜在的原因都有对应的行动计划;确认每条措施都有责任人、具体要做什么、截止时间。

    评价结果:需要核实所有行动项目的有效性;对比目标分析时,确定使用同一标准;确定数据收集人和收集方式。

    巩固成果:寻找部门中能从对策中获益的其他类似流程;思考部门外有没有类似流程应该知道这些信息;考虑和规划部门是否应该知道这些变化以改进未来的发展。

    熟悉“A3报告术”7个步骤后,需要对3个重要思维工具进行强化、训练和应用。

    03 运用“A3报告”的3个思维分析工具

    制定目标上运用SMART原则

    SMART原则

    S=Specific 明确性

    M=Measurable 测量性

    A=Attainable 可实现性

    R=Relevant 相关性

    T=Time-bound 时限性

    在“A3报告术”中,最难的部分是分析真因,必须要应用“5why”分析法或“鱼骨图”分析法等科学思维方式来确保报告的准确性。

    “5why”分析法:就是连续反复使用5次“为什么”方式自问,以打破砂锅问到底方式寻找问题的根本原因的方法。

    鱼骨图”分析法:是由日本管理大师石川馨先生所发展出来的,故又名石川图。鱼骨图是一种发现问题“根本原因”的方法,它也可以称之为“因果图”。主要用于工商管理中建立分析模型。

    04 根据“A3报告”,调整实际管理行为

    王经理仔细学习了“A3报告术”,开始觉得一张纸报告比较简单,真正学习了以后,才发现并不简单。但是她也感觉到了这不仅仅是写一个报告,而是一种管理思维。可以通过这种管理思维,调整和改进部门业务。

    王经理根据“A3报告术”的精神和步骤,对部门管理行为进行了调整:

    • 在晨会上主要进行布置任务,并收集问题。
    • 组织召开小组讨论、头脑风暴,分析真因和讨论对策。
    • 在正式例会上确定和分析问题、评价结果和巩固成果。
    • 根据A3报告的措施责任人,跟踪关注实施过程。

    在学习A3报告术之前,王经理觉得很多时候是为了写报告而写报告,写报告和实际管理中间似乎有段距离。但运用了A3报告术之后,特别是调整了实际管理行为后,写报告本身和管理行为融为一体。王经理的工作效率大为提高,觉得应该将A3报告术向下和向上推广。

    05 推广“A3报告”,训练下级、沟通上级,成为团队有效沟通形式

    A3报告术的一个重要原则是:不仅仅是一个报告,而是一种管理思维。

    王经理将A3报告向我进行了推荐。我也觉得,如果将A3报告运用到整个企业管理中,这是一种通用的沟通语言,不同部门、职能和级别的人可以无障碍地交流项目,以及对问题的分析和改善

    公司决定采纳王经理的建议,聘请A3报告专家,对公司所有部门经理进行了培训,成为公司的一种通用沟通语言,也是一种通用的工作留痕方式。

    王经理也将A3报告方式对下属进行了训练,A3报告是一个非常好的问题解决培训工具。这种结构化的模板形式,可以培养员工根本原因分析,科学性思考和系统性项目执行和追踪能力

    A3报告虽然是一张纸,可却是很多科学管理思维和工具的浓缩,通过推广A3报告,使得招商部甚至全公司的管理水平上了一个台阶。

    文章总结:

    1、“A3报告”是一目了然、逻辑清楚、重点突出的一张纸报告。

    2、将“A3报告”运用到实际管理中的5个步骤:

    掌握2个原则、熟悉7个步骤、运用3个工具、调整管理行为、统一沟通语言

    我是学习委猿,10年职场高管经历,职场丰富实战经验,每日分享职场干货。

    可以关注我,一起用知识改变命运。

    (责任编辑:环球精益网)
    顶一下
    (0)
    0%
    踩一下
    (0)
    0%
    ------分隔线----------------------------
    特别说明

    此处放横条广告

    ◎最新评论
        谈谈您对该文章的看
        表  情:
        评论内容:
        * 请注意用语文明且合法,谢谢合作 审核后才会显示! Ctrl+回车 可以直接发表

        精益疑问
        免费咨询

        一键加群交流

        石老师

        18970479044