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办公室5S管理——效果看的到,坚持是关键!

2020-01-07 21:10 作者:snrxa1209 来源:未知 浏览: 我要评论 (条) 字号:

摘要:当我们走进一间企业的办公室,我们不难发现在办公室中许多办公桌上的物品、文件、书籍等的摆放是大不相同的,有些整洁有序,而有些却零乱不堪;有些充满温馨的气息和氛围,而有些则让人感到压抑无趣。如果看一下个人电脑,我们会发现电脑桌面也是大不一样,

当我们走进一间企业的办公室,我们不难发现在办公室中许多办公桌上的物品、文件、书籍等的摆放是大不相同的,有些整洁有序,而有些却零乱不堪;有些充满温馨的气息和氛围,而有些则让人感到压抑无趣。如果看一下个人电脑,我们会发现电脑桌面也是大不一样,文件夹管理也大不相同,有的简洁有序,分类合理,查找方便,有些则是混乱无序。这些都涉及现场管理标准化问题。下面让我们了解一下办公室5S管理的内容:
5S是指整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)和素养(SHITSUKE)五个项目,因日语的拼音均以“S”开头,英语也是以“S”开头,所以简称5S。
 
第二次世界大战后,日本企业将5S运动作为管理工作的基础,推行各种品质的管理手法,产品品质得以迅速提升,奠定了经济大国的地位,而在丰田公司的倡导推行下,5S在塑造企业形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用,逐渐被各国的管理界所认识。
我国也已开始着手现场管理国家标准的研制。“根据国家标准化管理委员会下达的国家标准制、修订项目计划,全国质量管理和质量保证标准化技术委员会(SAC/TC151)已完成《现场管理准则》国家标准征求意见稿的起草工作,项目编号为20110182-Z-469。”
一、办公室5S管理内容
(一)桌面位置摆放规范
(二)办公桌抽屉整理规范
(三)5S管理制度检查表
(四)办公区工作纪律规定
(五)办公区域环境卫生管理
(六)办公室安全管理以下就这六个方面的5S管理要求和操作作一介绍,这里结合办公环境特点对原标准作了一些改动,因为原标准更适合生产现场而不是办公环境。
二、五个标准
(一)整理
定义:区分要与不要的物品,现场只保留必需的物品,根据需要的频率安排摆放位置。
目的:
①改善工作环境和增加工作面积;
②现场无杂物,行道通畅,提高工作效率;
③减少磕碰的机会,保障安全,提高质量;
④消除管理上的混放等差错事故,便于资料查找;
⑤有利于减少库存量,节约资金;
⑥改变作风,提高工作情绪。
做法:把要与不要的物品分开,再将不需要的物品加以处理(注意密级文件按有关制度处理)。建立公共资料柜,将大家都需要的资料共同存放并按业务分类,专人负责建立文档借阅登记管理。对办公现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类,区分什么是现场需要的,什么是现场不需要的。对于办公室里各个工位或设备的前后、通道左右以及办公室的各个死角,都要彻底搜寻和清理,达到现场无不用之物。工位摆放要整体安排,做到便于走动、便于采光、便于减少不必要的相互干扰,又尽量安排紧凑节约空间,留出接待来访的空间。尽可能布置一些环保、养护方便、美观的花草。墙面布置也要本着看板管理、赏心悦目的原则进行设计。
(二)整顿
定义:必需品依规定定位、按标准摆放,整齐有序,明确标示。目的:不浪费时间寻找物品,提高工作效率和服务质量,保障安全。做法:把需要的物品加以定量、定位。通过前一步整理后,对现场需要留下的物品进行科学合理的布置和摆放,以便能用最快的速度取得所需之物,在最有效的规章、制度和最简洁的流程下完成作业。
要点:
①物品摆放要有固定的地点和区域,以便于寻找,消除因混放而造成的差错。
②物品摆放地点要科学合理。例如,根据物品使用的频率,经常使用的东西应放得近些,偶尔使用或不常使用的东西则应放得远些。
③物品摆放目视化,使定量装载的物品做到过目知数,摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。例如:钥匙有很多把,如何快速找到所需钥匙,就需要进行标示或按类分组;再例如:文件、资料、报告、报纸杂志等要分类摆放,并按重要程度、使用频率区别摆放,应按年度建立文档目录;再例如:公共资料柜应在单位内部建立统一摆放标准;再例如:电源、设备线路等要由专业人员统一规范布置,并要求所有人掌握设备、电源等安全使用知识,最后一个离开办公室的人要做到关闭所有电源、关闭所有窗户等。
(三)清扫
定义:清除现场内的脏污、清除作业区域的废气物品及垃圾。
目的:清除“脏污”,保持现场干净、明亮,使人心情愉悦。
做法:去除工作场所污垢,定期按规定处理不需要的杂物、文档、书籍、报纸、杂志等。
要点:
①自己使用的物品,如设备、工具等,要自己清扫,而不要依赖他人。
②公共设备使用要注意掌握操作规范,由专人负责保养。
③清扫也是为了改善。除了自己要负责自己办公桌及设备的清扫外,也要自觉维护公共环境的整洁,对于面积不大的办公室,所有人都应承担公共区域的清扫,对于办公面积较大的开放式办公环境,可以安排专门保洁人员清扫,但每个人必须注意个人文档资料及个人物品的保管。
(四)清洁
定义:将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化,维持其成果。目的:认真维护并坚持整理、整顿、清扫的效果,使其保持最佳状态。
做法:通过对整理、整顿、清扫活动的坚持与深入,消除发生安全事故的根源,创造一个良好的工作环境,使职工能愉快地工作并提高工作效率,保障工作质量。
要点:
①办公环境不仅要整齐,而且要做到清洁卫生,保证职工身心健康,提高职工工作热情;
②不仅物品要清洁,而且职工本身也要做到清洁,如衣服或工装要清洁,仪表要整洁,及时理发、刮须、修指甲、洗澡等;
③职工不仅要做到形体上的清洁,而且要做到精神上的“清洁”,待人要讲礼貌、要尊重别人;
④要使环境不受污染,进一步消除浑浊的空气、粉尘、噪音和污染源,消灭职业病。
(五)素养
定义:人人按章操作、依规行事,养成良好的习惯,使每个人都成为有教养的人。
目的:提升“人的品质”,培养对任何工作都讲究认真的人。
做法:努力提高人员的自身修养,使人员养成严格遵守规章制度的习惯和作风,是5S活动的核心。良好习惯的养成要做到:①明确要求,每个人都知道应该怎么干;②要示范,有标杆,有榜样;③要有检查,有制度,有要求;④要持之以恒,坚持不懈。
三、推行步骤
步骤1:成立推行组织
步骤2:拟定推行方针及目标
步骤3:拟定工作计划及实施方法
步骤4:教育培训
步骤5:活动前的宣传造势
步骤6:实施
步骤7:活动评比办法确定
步骤8:查核
步骤9:评比及奖惩
步骤10:检讨与修正
步骤11:纳入定期管理活动中
四、部分实施方法
1.1抽屉法:把所有资源视作无用的,从中选出有用的。
1.2樱桃法:从整理中挑出影响整体绩效的部分。
1.3四适法:适时、适量、适质、适地。
1.4疑问法:该资源需要吗?需要出现在这里吗?现场需要这么多数量吗?
2.1三易原则:易取、易放、易管理。
2.2三定原则:定位、定量、定标准。
2.3标签法:对所有资源进行标签化管理,建立有效的资源信息。
2.4流程法:对于布局,按一个‘流’的思想进行系统规范,使之有序化。
3.1三扫法:扫黑、扫漏、扫怪。3.2OEC法:日事日毕,日清日高。
4.1雷达法:扫描权责范围内的一切漏洞和异端。
4.2矩阵推移法:由点到面逐一推进。
5.1教练法:通过摄像头式的监督模式和教练一样的训练逐步形成良好习惯。
5.2疏导法:像治理黄河一样,对严重影响素养的因素进行治理和疏导。
五、办公室5S管理实施难点及克服
1.职工不愿配合,未按规定摆放或不按标准来做,理念共识不佳。办法:关键看领导的意志力和韧性。看起来办公环境不是“大事”,但“基础不牢、地动山摇”,一些典型事件,如安全事故、责任事故等追究起来,似乎都是不重视“小事”造成的。
2.事前规划不足,不好摆放及不合理之处很多。办法:只要大家认识到5S管理的好处,那就是“群众是真正的英雄”,他们一定会想出解决问题的办法。
3.实施不够彻底,持续性不佳,抱持应付心态。办法:还是看领导的意志和态度。我们往往是一任领导一个调,领导一变要求也跟着变,这是缺乏规范管理的表现。
4.评价制度不佳,造成不公平,大家无所适从。办法:预先征求各方意见,达成共识基础上实施并不断改进。
5.评审人员因怕伤感情,统统给予奖赏,失去竞赛意义。办法:要选择“铁面无私”的人担当评审人员,或者请‘第三方’评审、互相评审等。
(责任编辑:snrxa1209)
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