大虾做采购075：做好需求管理，可得事半功倍（上）

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采购需求管理是以用户的需求为出发点，集中精力来评估和满足需求。简单地说，就干两件事，评估需求以及满足需求。当然，从采购成本管控的角度来说，需求管理可以通过减少内部不必要、不合理的要求，实现成本的削减。

可以用“3W2H”五问法来管理这个过程，即分析“买什么what”，“买多少how many”，“什么时候买when”，“什么时候要when”和“怎样得到how”五个问题。

第一个W：买什么what？其包含两层意思：一是需求定义，说明白到底要买什么？二是需求合理性分析，确定该不该买？

采购接到申请，“买什么”大多数时候描述得不够清楚。例如，要买瓶饮料，买什么饮料呢？说买瓶汽水，买什么牌子的？说买芬达，那买大瓶的还是小瓶的呢？易拉罐装的还是塑料瓶装的？需求描述不清楚，会给采购带来很多困扰，还会带来操作成本的增加。那用什么来把需求说清楚呢？白纸黑纸写下来是不错的思路。在工作中，使用规格清单。规格可以定义清楚需求的质量、功能、尺寸、工艺与方法等。规格一方面反映了采购需求，同时也是质量评审的依据。

大家听说过，成本是设计出来的，比如“研发手一抖，采购忙吐血”。有的使用部门定义过于高标准的要求（即，过度设计over design），造成成本居高不下。这就是要应对“该不该买的问题”， “质量过剩”就是一种不该买的情形。 因此，公司应该有明确的流程和规定，通过多级审批来减少“不该买”的产品。