如何做好企业物资采购管理工作

企业物资采购管理是企业重要的经营活动。在现代企业经营管理中，物资采购管理直接关系着企业经营成本的高低，对增强企业的市场竞争力，实现利润最大化有着重要的意义。文章分析了当前企业在物资采购管理中存在的问题，并针对这些问题提出了抓好企业物资采购管理，降低生产成本的有效举措，为通过物资采供实现企业效益最大化提供一定的借鉴意义。

企业物资采购是企业生产经营活动的重要组成部分。随着经济市场化的不断深入,企业对物资采购管理环节的重视程度也在不断提高。

一、企业物资采购概述

企业物资采购主要包括采购计划的制定、采购程序管理和物资储备管理等多个方面的管理。采购计划的制定是物资采购工作的第一步,要根据企业的采购需求,科学合理的制定采购计划。采购管理重点在于货比三家,掌握价格,控制成本。物资储备管理则是要求企业在保证满足生产需求的基础上实现库存的最小化,杜绝资源和资金的浪费,从而大大节约生产成本。

目前正处于供给侧结构性改革不断深化的关键时期,要深入推进“三去一降一补”,必须化解过剩产能,降低生产成本。对企业而言,随着市场的回暖,物资价格有所攀升,企业应更好地把握规律,提高物资采购性价比,从而获得更大的利润空间。

二、当前企业物资采购管理存在的问题

1.信息搜集机制不完善

企业物资采购的范围十分广泛,涉及的生产厂商、材料供应商、中间商等相关厂商众多,每个厂商的报价不同,产品的质量、进货价格、市场价格等都不尽相同,而很多企业尚未建立完善的信息搜集机制,无法及时、全面的了解市场动态,不能第一时间掌握物资的市场价格变动,当物资受社会大经济环境、季节等因素的影响出现价格变动时,供货商提供的物资价格信息可能就不再准确,从而导致采购成本的增加。

2.采购监督机制不到位

企业的物资采购是以货币的形式进行商品的交换,因此,采购部门掌握着采购计划的制定、执行等重大事项的决策权,对采购哪种商品、选择哪个厂商有着重要的发言权,所以必须对采购部门加强监督管理。但从很多企业的物资采购管理来看,有些企业对物资采购部门的监管尚不到位,有的企业物资采购决策权集中于一个或几个管理者的手中,有的采购计划的制定和物资采购的执行由一个人完成等等,这些都导致权限过于集中,容易在采购过程中发生吃回扣、贪污等腐败现象,不利于生产成本的降低。

3.物资采购管理模式落后

传统的物资采购模式对人力和物力依赖过大,影响了采购效率和质量的提高。一是存在着凭经验采购的问题。传统的采购模式往往凭经验进行采购和管理,主观性较强,影响了物资采购的科学性。二是物资采购信息化水平低。传统的物资采购计划的制定、汇总、平衡等大多依赖工作人员手工完成,加大了工作量还不能保证数据的一致性和准确性,降低了工作效率。同时在物资采购过程中与供应商之间不能及时沟通,一定程度上增加了采购成本。此外,物资进出依赖手工记账,无法第一时间掌握物资进出的情况,增加了工作的繁琐度和难度。

三、抓好企业物资采购管理降低企业成本的有效途径

笔者在中条山有色金属集团有限公司物资设备部工作多年,物资设备部承担着企业生产经营和重点工程建设所需物资设备集中统一采购供应工作。中条山有色金属集团有限公司为铜的采、选、冶矿山联合企业,每年物资设备采购供应额10亿元左右,笔者结合在工作中的实际经验,对抓好物资采购管理降低企业成本的有效途径进行探讨。

1.建立健全企业规章制度，完善企业物资采购流程

加强企业物资采购管理的前提是完善各项规章制度,规范采购流程。企业要结合自身的实际情况,梳理、规范采购流程,制定科学、可行的采购管理细则,加强管理监督。首先,要建立完善采购申报制度,根据采购部门和管理人员的相关职责和权限,结合企业的实际需求,及时上报年度、季度的物资需求计划,并审核编制好年度的物资采购方案,经审批后才能办理采购。其次,要建立和完善供应商评估准入制度,事前对供应商的资质进行评定,确定合格供应商清单,与供应商要及时签订质量保障协议,确保供应商提供的物资或劳务的质量、价格、交货时间等事项得到确认。再次,要建立订购合同管理机制。物资采购合同的签订由物资采购供应部门统一对外签订,并严格合同的审查,重点审查确定采购渠道、价格、标准、合同编号、条款等,规范合同签订,避免经济纠纷和损失。此外,还要建立完善的采购定价机制。通过采取招标、委托采购、协议采购、网络采购等方式,多渠道、多方式的确定合理的采购价格,不断减少单一来源和独家垄断采购模式,扩大竞争机制,广集市场信息,通过招标公告、网络搜集等多种方式,吸引资信好、实力强的潜在供应商参与招投标、报价等工作,更多地掌握采购主动权,有效地节约资金降低成本。

2.根据需求制定采购计划，加强监督强化绩效考核

物资计划是采供工作的基础,首先要反复落实物资计划,精准确定计划需用数量,把握价格市场走势,确定最佳采购节点,达到精准降储的目的。对需求量不大的物资,要尽量的不储或少储,避免无动态占用;对常用的物资,要按照经济批量,把握进货节点,进行适量储备;对定额物资、关键物资,适时适量储备,确保供应。设备采购,严格执行集团公司计划,选型既考虑先进性,又考虑通用性,有利于其备件的采购,减少其备件的储量。其次,要从源头抓起,严把计划落实关。对物资采购计划,根据生产需求,坚持由各业务员深入基层,认真、反复核实库存,仔细平衡测算,并根据轻重缓急编报采购计划,做到确实需要时才进行订货;经常深入了解和掌握各种设备使用状况和备件消耗情况,并现场指导设备维护保养,备件计划编制工作等,从而不断提高物资计划编报的预见性、科学性、及时性和规范性,使采购计划准确率得到不断提高。此外,要加强绩效考核,通过对责任制指标进行分解和考核,奖优罚劣,达到节支增效的目的。

3.加强企业物资采购审计，全面提高物资采购质量

加强物资采购环节的审计监督,能有效的预防和防止在采购环节出现吃回扣、效率低下等问题,能有效提高物资采购管理的水平,提高物资采购质量。对物资采购的审计要贯穿于采购活动的全过程,充分发挥审计对确保采购质量,降低采购风险的防线作用。首先要加强对物资采购计划的监督和审计,确保采购计划的合理性、准确性,不仅要审计制定物资采购计划的依据是否科学合理,是否存在与实际生产需求不符的问题,是否与公司的发展目标相符,要对采购的种类、数量、时间、使用、质量等项目进行审计。其次要对加强对物资验收的审计。要杜绝违规采购和超范围越权采购现象,认真规范工作人员行为,避免随意采购、人情验收等问题;要审查物资验收程序中是否存在采购人员与质检人员之间串通舞弊等行为,审计物资的验收是否与货运单、合同、发票等单据相符。再次,要进一步健全完善物资采购管理的监督制约机制,强化重点岗位及人员的风险管控,从制度上扎牢“不能腐”的密网。不断重视问责工作,对有苗头性、倾向性问题的采购业务人员,及早给予批评教育或警示谈话,强化“不敢腐”的追责机制,始终保持廉洁自律、风清气正的工作氛围。

4.强化采购员的业务培训，健全采购人员队伍建设

人员队伍建设是加强企业物资采购管理的基础和保障。要选拔有责任心、专业素质强、经验丰富的采购人员,并及时根据企业发展的需要和市场的变化进行培训。首先要加强物管人员的业务培训。一方面,对业务科、管理科室人员,通过“送出去”、观摩学习等方式进行培训,或者通过定期的岗位轮换交流,使他们得到锻炼,增长才干;另一方面,通过“干部上讲台、培训到现场”、师带徒等方式,对厂库保管员进行保管保养知识培训,确保新老交替中仓储管理不滑坡,各项技艺有继承不失传。其次要加强人才培养和人才引进工作。一是加强对人才的岗位交流,通过在各个岗位上的业务学习与实践锻炼,促进人才的综合素质不断提高,能够胜任各种工作需要,培养更多的复合型人才;二是关键岗位积极引进人才,通过在集团公司公开招聘、新招大学生等方式,对紧缺专业及岗位进行补充和充实,积极营造竞争性人才培养和成长机制,保证各项工作稳步推进。

加强物资采购管理是企业降低生产成本的重要举措,也是企业增加利润,不断增值的有效途径。对物资采购的管理要贯穿于企业生产、运营的整个管理过程。企业应以“降储降本、增收增效”为工作的着力点,创新工作举措,有效降低储备,充分把握市场,科学采购,不断提高企业的市场竞争力。

来源：网络

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