混乱的采购管理是太多组织的一种生活方式，组织内采购方式的变化使更加混乱。潜伏这种威胁的主要原因是组织遵循的手动和纸张密集型采购实践。使用采购管理系统，可有效执行采购到付款周期，同时执行适当的采购策略。，获得完整的支出可见性，基于规则的自动化流程，更好的供应商关系管理并满足您的采购目标。

什么是采购管理？

许多组织没有有效的采购管理流程。通常是依赖于手工的、基于纸张的流程，而不是采用提供自动化的数字解决方案的结果。手工采购管理计划充斥着高昂的处理成本、丢失的文件、缓慢的审批周期、错过的折扣机会和不受控制的成本。混乱的结果是，供应商之间的关系会因为低效的纠纷解决、糟糕的供应商管理、延迟付款等等而受到影响。

采购管理是管理和优化组织支出的战略方法。它包括在规定的预算内或在截止日期之前，从首选供应商那里购买优质产品和服务。采购管理流程包括采购、申请、订购、加速、检查和对账。

采购管理系统的优势

听到依靠手动的、基于纸张的流程来进行采购管理活动，这不可能为组织提供最佳的速度、准确性或效率。事实上，在这个过程中你可能会花更多的钱。因此，很值得考虑如何数字化你的采购-支付过程可以给你提供切实的利益。

例如，您可以从采购管理系统的自动化工作流程中受益。这意味着可以更智能地执行带有采购申请、采购订单和发票的流程，使它们易于跟踪，因为它们会自动发送给适当的审阅者并获得快速，准确的授权。更重要的是，您可以轻松地确保您的流程合法且合规，还可以受益于共享的工作区来与供应商进行有效协作。

以下是企业需要采购管理系统的重要原因：

• 改善支出管理
• 更少的例外
• 降低处理成本和时间
• 增强支出可见性
• 改善合规性
• 采购部生产率提高以便有更多时间与潜在供应商以最低价格谈判更好的采购合同
• 更好的整体供应链管理

采购管理系统应有的数字化功能

尽管采购中有许多功能，但这是需要自动化的前5个功能，以节省时间，人工和成本。

1.采购申请

购买申请系统为请求者提供了指导性的申请体验。从列出偏好设置或频繁购买到建议最佳供应商，它都将购买策略嵌入到流程中，并以正确的方式指导请求者。

由于策略是实时执行的，并且可以立即发现购买申请中的任何丢失或误导性信息，因此，购买请求中没有错误或不准确的余地。提供电子数据捕获，路由和批准的采购管理软件将帮助组织每次保持一致的采购体验。

2.采购订单

使用采购管理软件，不需要手动的基于纸张的采购订单或数据重新输入。采购申请会自动转换为所需数量的采购订单（取决于订单项的数量）。由于采购订单软件在过程中提供了完全的透明性，涉众可以很容易地在特定的时间点发现采购订单在采购订单审批链中的位置。采购管理系统将确保采购订单列出利益相关者需要的每一个重要细节，以便采取有效的决策并迅速处理。

3.发票审批

发票批准和处理是一个重要的采购流程，借助采购自动化，可以使该流程更高效，更准确。只要供应商提交发票，采购管理解决方案就会处理纸质发票，将其数字化，并与供应商名称，采购限额和合同付款等可用信息进行交叉核对。如有差异，发票审批系统将阻止支付发票，并根据预定义的规则决定要做什么。如果一切正常，采购管理系统将自动将发票转发给所需的人工操作人员，以供批准和最终付款。

4.供应商管理

供应商的管理和选择过程通常是手动，重复和冗长的。采购管理解决方案可以自动执行此过程中的多项任务，例如背景调查，供应商RFQ审查以及在缺少信息或文档的情况下进行跟进。自动化的供应商管理系统可以通过以更高的准确性和及时性执行供应商入职的所有步骤来增强供应商的协作。此外，采购管理软件可以在多个阶段（对供应商进行处理，审查和评分）进行尽职调查，而所需时间仅为人工的一小部分。

5.合同批准

手动合同批准需要永远处理。通常，合同管理涉及在整个组织中收集和管理合同，并将其存储在安全的位置。采购系统将审查这些合同，将它们与预定义的模板进行比较，并指出条款和条件的波动。自动化的合同管理系统可以随着时间的推移监视合同，以发现未履行的条款，合同的到期日以及其他问题，如果不加注意，可能导致争议。

采购管理系统的优势

使用采购管理系统处理您的采购管理活动有很多好处。但并非所有的电子采购解决方案都能提供相同的结果。因此，至关重要的是在投资前确定需要采购管理软件处理的内容。

成熟的供应商管理功能，使您可以监控供应商在每个步骤中的绩效，以及轻松地加入新供应商

一系列可定制的工作流和模板文档，使您可以无纸化并自动执行采购管理流程的关键部分，从而提高速度和效率

强大的报告功能可分析采购绩效并确保整个采购管理合规

支持您在整个采购周期中设置和执行预算控制的工具，以防止欺诈和高成本的错误

使用白码进行采购管理的好处

白码采购管理系统通过实施其先进的自动化功能，您可以减少处理时间，降低错误率和减少员工干预，从而降低总体成本并降低采购团队的精力，使他们可以将更多精力放在增值活动上。直接线上提交需求申请、采购订单和应付等信息可视化管理，有利于管理人查阅分析数据，对采购管理起到监督和控制的作用。