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摘要：存货作为一家企业不可或缺的流动资产，对其有效的管理可以规避因存货带来的法律、环保、资产流失等潜在风险，同时有效的存货管理又为企业的发展提供强有力的后勤保障，从而确保企业持续、稳定、健康地发展，提高企业的竞争能力。 关键词：存货、内控 
明朝建国后，朱元璋论功行赏，封下开国六公爵。就在大家都以为“六公”之首非有勇有谋、战功赫赫的徐达莫属时，“六公”之首的宝座却被几乎没怎么上过战场的李善长稳稳占据。这是为何？答案很简单，因为李善长一直负责军队的粮饷供应，是前线将士风扫残云的“最强发动机”。同样在企业的日常运营中，良好的存货管理可以为企业“开疆拓土”提供强有力的后勤保障。本期我们就从内控的视角去剖析“李善长们”是如何管理企业的“粮饷”--存货。
（一）AB公司概况 AB公司是国内一流的信息化综合服务与解决方案供应商，多年来AB公司专注于企业IT解决方案与服务，业务涵盖企业IT基础架构和应用软件的规划设计、开发建设、运维保障和硬件销售。自20××年成立发展至今，AB公司业务已覆盖全国，为众多企业提供优秀的IT解决方案和服务，致力于提升客户的信息化水平与竞争力，助力客户的业务发展。 （二）案例事件 1.有问题的“粮饷” 内部审计专员小安去仓库对不同型号的甲存货资产进行盘点，发现如下情况：（1）甲存货截至盘点日20××年×月×日账面应有数量8460件,实际盘点时甲存货数量仅有4990件，形成盘亏数量3470件。（2）小安在盘点过程中，发现乙存货在仓库中有大量堆积，查看存货的购买日期均为两年以前购买。查看出入库记录，两年来该存货却未有出库记录。 2.“粮饷官”的回答 针对盘点过程中出现的账实差异，经过小安的调查造成存货差异的主要原因有： （1）财务部门作为数据归口部门，应通过对存货资产的核算、盘点及其他日常财务管理工作，核实存货的账实一致，确保存货资产的安全，发挥应有的财务监督职能；而AB公司的财务半年才收到一次仓库的盘点资料，且对产生的差异也未采取任何措施，因此财务部门明显没有发挥其应有的监督功能。 （2）由于甲存货型号较多，仓储人员并未明确标注记录各存货型号，在仓库与财务部门数据衔接过程中造成型号之间的数据混乱，导致AB公司存货各型号之间的数据失真。 （3）AB公司的仓储工作独立于其他部门的信息化管理之外，仓储人员日常采用自行盘点的方式，盘点的结果与财务核对不一致的，不去查找原因，也不进行处理，以致盘点流于形式。 （4）历史遗留差异，在以往的盘点过程中出现账实不符的情况未在工作记录中作出相应说明，导致接替工作的员工也不知所以，为后面的工作开展带来了障碍。 而小安在盘点过程看到积压的乙存货，经核实是因为该商品系由销售部门要求采购部集中采购，采购后一直存放库房，至于为什么久未出售,销售部门员工声称是因为采购后客户变更了需求不再需要乙存货。随着技术的进步、监管的升级，乙存货已经无法满足目前客户的需求以及监管的规定，可以断定该商品已无使用价值。 （三）“李善长”的失职分析 第一、管理层对存货管理重视程度不够、追责机制缺失。由于AB公司是一家轻资产公司，存货销售并非AB公司的主要利润贡献点，因此管理层对存货的管理重视程度不够。且AB公司存货账实不符问题、采购与销售不匹配问题一直存在，管理层也未给予应有关注，没有要求职责人员分析原因向相关负责人进行汇报、追责。 第二、存货盘点制度不完善。从上述AB公司存货盘点工作方式、盘点资料完成程度及保存程度上都可以看出其盘点制度不完善。 第三、呆滞存货管理不到位。 第四、信息化建设进程迟缓。AB公司存货信息的收集与交换主要依靠仓储人员记录的excel表格来进行。
在存货的内部控制方面，CD公司是成功的案例，其成功在企业存货内部控制的每个环节都强调程序化、规范化，严格按程序办事，某一个环节出现问题，会很快在其他环节发现，杜绝个人作弊的可能。 下文我们以流程图的方式展示CD公司在存货请购和存货保全两个方面可能产生的风险以及对风险的控制措施。 1、存货采购请购流程与风险控制图
2、存货保全管理与风险控制图
结合AB公司存在的问题，以及CD公司风险控制的成功经验，建议AB公司从以下几个方面加强对存货的管理：
（一）强化存货管理意识、明确岗位职责 1、经营管理层要重视存货管理 首先，尽管AB公司是轻资产型互联网咨询公司，但存货的销售与开发客户、获取信息数据息息相关，而这些客户与数据又影响着其他业务模块的发展与盈利。虽然存货占AB公司总资产份额较低，但其作用与影响已然超过其本身的价值，所以重视、加强存货管理是非常必要的。其次，将管理无小事的理念灌输给每一个员工，使全体人员树立起存货的“实物与价值管理并重”、“形式与效果相统一”、“保证重点兼顾一般”的观念，让企业的采购、仓库、财务和销售等各个部门均参与到存货的管理中，共享存货管理的相关信息，通过内部资源的整合来提高存货的效率。再次，将对存货的管理纳入对管理者的考核内容，从管理机制上提高对存货的重视程度。 2、明确岗位职责 对存货采购、验收、保管、销售等岗位应尽量安排不同的人员，明文规定其权利范围和职责，确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督。其次，授权批准控制，明确审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任；明确经办人员的职责范围和工作要求，对于超越权限的业务有权拒绝办理，并向上级报告；严禁未经授权的机构人员办理存货业务。再次，制定存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求，做好相应的记录与凭证保管 （二）完善存货盘点制度 AB公司应当制定并选择适当的存货盘点制度，从盘点方式及时间、盘点实施、盘点要求、盘点资料管理和账务处理这些方面进行规范。 1、在盘点方式及时间的选择可以做如下选择：结合AB公司轻资产的特性，可采取定期全面盘点和不定期部分盘点相结合的方式，这样既保证了工作的效率，也起到了监督的效果。 2、对盘点实施的规范。盘点时应将相应的盘点记录填在盘点表上。盘点表表面不得随意更改涂写，更改需用红笔在更改处签名。初盘完成后，将初盘数量记录于《盘点表》上，将盘点表转交给复盘人员。复盘时由初盘人员带复盘人员到盘点地点，复盘人员不应受到初盘的影响。复盘与初盘有差异者，应与初盘人员一起寻找差异原因，并记录产生差异的原因，确认后记入《盘点表》。抽盘时可根据盘点表随机抽盘或随地抽盘。 3、对盘点工作的要求：盘点工作必须统一领导，事先制订计划，做好组织工作。负责盘点的有关人员在进行盘点前要明确自己的职责及工作任务，事先做好准备。盘点工作要连续进行，原则上负责盘点各有关人员不准请假，若有事需离开，应事先请假，获准后方可离开，各有关人员不得擅自离开岗位。所有盘点事项都以静态盘点为原则。盘点数据必须真实、可靠，盘点方法必须科学，程序必须规范。在盘点过程中，盘点人员应忠于职守，切实履行严格的盘点程序，表现优秀者予以奖励。在盘点过程中，对玩忽职守、隐瞒事实、不遵从盘点程序、表现恶劣者予以惩罚。 4、盘点资料管理和账务处理。盘点结束后将盘点表全部收回，并加以汇总，计算盘点结果。报表中应计算出盘盈、盘亏数量。根据盘点结果找出问题点，并提出改善对策。财务部会计参与每年不少于两次的实地盘点，并做好记录。对于盘盈的存货及盘亏或毁损的存货应分清责任，及时向企业财务部做出书面请示，批复后按规定进行账务处理。仓库负责人根据批准处理的盘点报表进行调账，实现账物一致。 （三）建立呆滞存货预警、管理制度 对呆滞存货的管理，可以有效降低存货成本。产生呆滞库存的根源，往往是因为部门之间缺乏联动。部门之间沟通机制、预警机制很重要，比如产品要退市了，销售就取消计划，没考虑采购；新产品上市了，老产品还有库存；拍脑袋、缺乏部门之间联动的决策，最终导致这一系列现象发生。对此，我们有如下建议： 第一，建立呆滞库存预警制度，完善存货退出流程。当销售计划、市场功能需求发生变更时，销售部门应将变化及时反馈至采购和仓储部门，仓储部门对变更涉及的产品进行例行的呆滞库存检查，检查的范围应涵盖公司所有库位，并按存货类别、型号统计出完整的库存数量与金额。 第二，迅速评估总体损益。如果变卖库存收益高于呆滞库存计提减值准备后的净额，形成的呆滞库存应及时变卖处理，防止浪费仓储与人力成本。变卖时，联合财务与内部审计部门，做到依法合规。 第三、强调跨部门协作、同时完善KPI考核。呆滞库存主要源自变更，销售、采购都是源头。核实数据是财务和仓储部门，而评估责任落在决策者身上，处理又落在库存责任单元里。这些需要大家系统配合，而不是每个环节隔裂地完成任务。千斤重担有人挑，人人头上有指标。公司可以设置呆滞库存清理指标，主责部门承担50%，其他部门承接50%。各打五十大板的做法好不好暂且不论，重要的是每个部门都要承担一定的责任，最终是要落实到处理库存上。 （四）提高存货管理信息化建设 AB公司可结合自身的采购流程、销售流程，在考虑成本与效益的原则下采用与之相配套的计算机软件实现企业存货资源信息化统一管理、数据共享，降低人工管理成本、订货成本、缺货成本、资金的机会成本等各种费用，有效阻止与存货相关部门的信息阻塞、账实不符、随意性强等现象的发生，提高管理效率。
李善长将粮饷调度的井井有条为大明王朝的建立奠定了坚实基础，而存货作为企业的一项重要“粮饷”，对其进行科学管理对企业生存发展同样至关重要。疏于管理的存货轻则会造成账实不符、资产流失等问题，重则可能给公司带来潜在的法律、经营上的风险。作为企业的管理者，我们不能仅仅看到存货的账面价值，更应该看到存货背后的附加价值。因此，企业应加强对存货管理重要性的认识，健全存货管理制度和存货内控制度，做好存货规划和采购工作，利用信息化手段确保存货核算的准确性，合理制定库存水平，减少积压，以达到降低企业综合成本的目的。此外，企业在努力做好上述工作的同时，还应根据自身特点来完善与之相适应的存货管理机制，有效地推动企业存货结构的优化，提高资金的运转率，从而确保企业持续、稳定、健康地发展，提高企业的竞争能力。 参考文献： 企业内部控制编审委员会.企业内部控制基本规范及配套指引案例讲解[M].立信会计出版社，2017:262-266 卢胜波.以增值型内部审计推进公司治理[J].董事会，2009（7）：80－81 董大胜.审计本质：审计定义与审计定位[J].审计研究，2015（2）：5-6 -End-
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