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01 物料采购成本构成

02 采购成本控制流程

03 采购成本控制方案

一、物料采购成本构成

物料采购成本是指工厂根据经营发展需要，组织采购人员进行采购活动而发生的各类费用的统称。工厂需明确物料采购成本的构成，并加强对各项成本的管理，从而有针对性制定物料采购成本控制措施，实现对物料采购成本的有效控制。

物料采购成本的构成包括物料订购成本、维持成本、缺料成本三部分，具体说明如下。

订购成本

◎ 指从订单发出到物料收货过程中所付出的成本总称

◎ 订购成本分为订货成本和购入成本两类，具体包括请购手续费用、询议价费用、物料运输费用、物料保险费、物料装卸费用、物料验收费用、物料入库费用等

维持成本

◎ 指为维持物料状态而进行的一系列活动所发生的费用的统称

◎ 维持成本主要包括存料资金成本、仓储保管费用、装卸搬运费、折旧费用、物料破损变质费用等

缺料成本

◎ 指因采购的物料不能保证正常的生产经营活动而导致各项的费用

◎ 缺料成本主要包括安全库存成本、延期交货损失、失销损失、客户流失损失等

二、采购成本控制流程

三、采购成本控制方案

采购成本控制方案

一、目的

为了加强采购成本管理，降低采购成本消耗，提高经济效益，特制定本方案。

二、采购成本控制范围

采购成本的控制范围包括但不限于以下的六类，具体如下。

• 采购计划
• 采购价格
• 供应商
• 采购订货量
• 物料配送
• 货款结算

三、管理职责

1．采购总监具体负责指导、监督采购成本控制工作。

2．采购部成本控制主管及专员负责采购成本控制具体工作。

3．采购部其他人员及财务部等配合执行采购成本控制规定。

4．开发设计部门负责采购产品替代品的研发和工厂标准化的推进。

四、采购计划控制

1．常备用料的采购计划由采购部计划管理人员根据采购申请、库存情况及用料需求计划制定，经采购部经理审核后报采购总监批准。

2．其他用料的采购计划由采购部计划管理人员根据各部门的采购申请制定，经采购部经理审核后报采购总监批准。

3．采购计划应同时报送财务部门审核，以利于工厂资金的安排。

4．采购部在实施采购过程中必须严格执行采购计划，采购计划变更必须由总经理签字确认后方可执行。

5．未列入采购计划内的物料一般不能进行采购。如确属急需物料，应填写“紧急采购申请表”，经总经理审批后方能列入采购范围。

五、采购价格控制

（一）申请和审批控制

采购部进行物料采购前应填制“物料请购单”，明确物料的价格，经过采购部经理和财务部经理审核审批后执行。

（二）采购方式控制

采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等，采购部通过对各种采购方式的对比，找出成本最低的采购形式组合以达到降低采购成本的目的。

（三）询价控制

采购部利用网络、行业协会、市场采价等多种渠道，快速获取市场最高价、最低价、一般价格三类信息，从而保障采购询价效率。

（四）比价控制

采购部分析各供应商提供的物料规格、品质、性能等信息，建立比价体系。

（五）估价控制

采购部成立估价小组（小组由采购管理人员、技术人员、财务人员组成）自行估算出较为准确的底价资料。

（六）议价控制

采购部根据底价资料、市场的行情、采购量的大小和付款期的长短等因素与供应商议定出合理的价格。

（七）建立价格档案

价格档案包括以下两个个方面的内容。

1．采购部应对所有采购物料建立价格档案，将每一批采购物料的报价与档案的价格进行比较，分析价格差异的原因，如无特殊原因，原则上采购价格不能高于档案中的价格水平，否则应做出说明。

2．采购部应建立重点物料价格评价体系，由相关人员组成价格评价小组，定期收集有关的供应价格信息，分析、评价现有的价格水平，对价格档案进行评价和更新。

（八）把握价格变动的时机

物料价格经常随着季节、市场供求情况而变动，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机，节约采购资金。

（九）奖惩控制

如果实际物料采购价格低于档案价格或工厂最高限价，将给予经办人一定比例的奖励。如果实际采购价格高于档案价格或工厂最高限价，则必须获得采购部核价人员的确认和总经理的批准方可执行采购，视价格高低程度给予经办人一定比例的罚款。

六、供应商控制

1．采购部应建立供应商评价体系，定期对供应商进行考核和筛选。

2．供应商评价的指标包括产品质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、售后服务、人员配置、现有合作状况等。

七、采购订货量控制

1．采购部根据以下内容确定安全库存，具体如下

• 仓储部提供的物料库存日报表
• 供应商提供的已订货物资的未达存货日报表
• 采购计划
• 以往经验

2．采购部根据安全库存、货源情况、订货所需时间、物资需求量、货物运输到达时间等确定最佳订货量及订货时点。

八、物料配送控制

（一）交货方式控制

1．交货方式有供应商包送、托运、外包和自提四种。

2．采购部应根据工厂生产需要及供应商的情况选择成本最低的交货方式。

（二）运输方式的控制

采购部应根据工厂所需物料的多少与性质、路途的远近、交通条件和货物急需情况，合理选择铁路、公路、水路或航空运输等方式。

（三）运输线路的控制

采购部在运输方式确定之后，确定最短的运输路线，以节省运输费和运输时间，具体要求如下所示。

1．在运输线路较简单的情况下，采购部可选用人工计算的方法求出最短路线。

2．在运输线路较复杂的情况下，采购部可选用网络图模型求出最短路线。

（四）运输商的控制

采购部在运输方式确定后，需根据企业采购的相关规定选择正规、具备相关资质且实力强服务好的运输商。

九、货款结算控制

（一）物料登记入账的基本要求

采购物料登记入账时，价格、质量、数量、规格型号应完全符合采购订单的要求。

（二）采购物料付款的三大条件

采购物料付款时，应满足以下三条件，否则财务部不予付款。

1．已经列入当期货币资金支出预算。

2．双方往来账核对无误。

3．“付款申请单”已经财务部经理签字批准。

十、其他控制途径

（一）寻找替代的原料

开发设计部门应不断研究原料的替代品，以求规避采购绑定风险，不断降低原料采购价格。

（二）标准化

开发设计部门应成为企业标准化的推进者，实施规格的标准化，为不同的产品项目、夹治具或零件设计共通的规格，降低订制产品的数目，降低采购成本。

（三）强化谈判技能

采购谈判并不只限于价格方面，也适用于某些特定需求时，使用有效的谈判方式，通常所能期望达到价格降低的幅度约为3%～5%。

（四）利用通信技术

采购人员在执行采购任务时，应逐步实现采购活动的电子化，减少不必要的公差，降低采购成本，提高采购效率。

（五）改善交货期限

采购部在与供应商签订采购合同时，应注意明确采购的交货期限，实现采购订货批量与库存维持成本的平衡，有利于降低总体采购成本。

（六）有计划的大量购买

一般情况下，采购的订货量与采购成本成反比的关系，因而采购部在执行采购活动时，在库存量与库存成本允许的情况下，尽量大规模采购，便于降低采购成本。

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