第1章总则 第1条目的 为加强采购订购、付款管理，做好采购结算工作，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本制度。 第2条适用范围 本公司采购的订购与付款方式，除另有规定外，均需按照本制度办理。 第3条职责 1采购部负责采购订购、确定付款方式及采购结算等相关工作。 2财务部负责按合同付款。 3采购付款工作需严格遵循公司财务部制定的付款申请审批程序。 第2章采购合约规定 第4条订购方式 1电话通知方式：小宗交易，可用电话通知下单。 2确认方式：由公司出具订单或供应商出具售货单。 3合同方式：由公司采购部与供应商签订采购合同。 第5条采购合约可确定双方应尽义务，作为解决合约纠纷、法律诉讼的证据。 第6条本公司采购合约的种类如下表所示 各类采购合约说明 合约种类具体说明 订购单其适用范围如下： 1．标准化产品，不易发生错误 2．公司与供应商双方有很高的互信度 3．在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可 4．出现交货问题，容易处置 5．交货、验收流程成熟、严密 国内采购合同 1．明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间和地点，并与请购单一致 2．明确付款方式，包括一次付款、分期付款、下批付款等3．规定延期罚款的责任、尺度、赔偿方式 4．规定解约的办法，保障双方权益 5．商定验收方式与质量问题处理方式 6．规定供应商保证责任 7．明确其他认为应予附加的条款 国际采购合同 1．基本条款包括物资名称，品质与规格要求，单价与总价，数量，货款支付方式，装运，包装，保险等方面内容2．一般条款包括不可抗力事件、索赔规定、仲裁、适用法律、违约及解约等 3．付款方式包括汇款、信用证付款、托收、货到付款、凭单付款等 第7条 采购部凭借请购单、订购单、采购合同、进料验收单等向财务部请款，财务部依据合同规定的给付方式。与供应商结款。 第8条公司国内采购一般采用一次性后付款方式，即供应商的物资验收合格后，一次性付清该订单之货款，特殊情况须总经理核准。 第9条国外采购一般采用信用证付款方式，特殊情况须总经理核准。 第3章采购付款与结算 第10条采购款项须按采购合同规定或订购单所约定的时间，由采购部向财务部申请付款，统一支付。 第11条采购部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台账。 第12条采购部应在每批物资收货后一周内及每月底与供应商核对账务，防止出现差错。 第13条采购部根据收货清单、结算单与订货合同、应付账款核对无误后，统一制订结算计划。 第14条结算计划由采购部结算专员根据订购合同的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制定，分清轻重缓急。结算计划须经采购部经理审核及主管副总审批。 第15条在向供应商或配送方支付货款时，采购部结算专员须对照合同、收货清单等仔细复核，并同预付货款及应收账款等全部债权一起清理结算，防止重复付款。 第16条支付货款时，财务部一般应采用银行划账的支付办法，采购结算专员必须在付款后五日内向供应商索要发票等有关票据或证明文件。 第17条在部分物资紧张或供应商坚持要求先款后货时，所需货款须由采购部、财务部和总经理严格审查及批准后方可办理。 第18条确实需要直接交付支票的，应由采购结算专员带正式合法发票到财务部办理借款手续。 第19条采购先款后货作业具体见公司的《采购预付管理规定》。 第20条采购结算专员支付采购货款后，应依据财务规定的报销程序每半月办理一次报销手续，报销单据应附上购货发票、采购计划单、订购单、验收入库单，并由采购部经理审批。 第4章应付账款管理 第21条采购部结算专员负责采购应付账款的管理工作，设立应付账款台账。 第22条采购部结算专员应定期编制客户往来对账单，发送至对方单位，每月核对一次并妥善保存对账记录。 第23条对长期客户、重点客户以及金额在一定起点以上的往来客户，应视情况按客户名称设置档案。 第24条采购结算专员需归档保管相关的采购合同、提货凭证、收付款凭据，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款、余款等。 第5章附则 第25条本制度由采购部负责制定、修订和解释。 第26条本制度自公布之日起执行。 |
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