从制度建设浅谈采购管理

无规矩不成方圆，一个国家的基本法律建设是从法律开始的，一个公司的制度建设也是从股权架构协议书开始的，其实各种规模的公司都有一些相关制度。说到制度，很多人的第一反应就是繁文缛节，制度绳索。然而制度是帮助和指导工作的，是操作的标准SOP，不是管理和后续问责的依据，也不是钉在墙上的空工具。它之所以成为一种制度，是因为我们都需要理解并知道如何去做这项工作。就像拿到手册一样，我们都需要知道我们的公司是什么样的，公司采购业务行为的具体步骤是什么，每个阶段需要做什么工作，需要做什么记录。

制度不是一成不变的，而是需要不断更新和改进的。随着企业的发展，互联网时代的采购和供应链类型发展得越来越快。公司不同的发展时期，采购的发展也不一样，供应链的成熟度也不一样，所以制度没有定期更新，持续改进，在很多企业制度已经不能满足企业的发展要求。

制度是经验的总结，是实践的积累，不是拍脑袋出来的，每个人都应该尊重。采购制度的建设有三个方面：

1、战略层面

区分不同类别、不同供应链需求的采购制度，采取不同层次的管理。不是所有的审批、控制甚至操作过程都应该是一样的。另外，要不断更新，吸收好的做法，总结升华，定期更新制度。还要兼顾所在行业的法规，既能帮助工作也要合法合规尤其在一些特殊行业，国家的大制度比公司的小制度严格得多。

2、参与采购过程的每个人都要参与到制度的制定中来

制度应该帮助每个人去工作，所以它应该是详细具体的，而不是一切空谈，它的形成是所有人参与和完善的结晶，而不是个人的想象。

3、明确责任

在系统开发过程中，应对具体人员明确职责，并明确划分每个审批设置的意义。签名代表审批，代表责任。随便批准是不允许的，应当明确签名者对申请或批准内容承担什么样的责任。