摘要:很多企业都在用丰田的A3格式报告，我们也一样，比如公司一些年度的大项目，都会用这个格式来整理，每月更新。用一页纸说清楚关键信息，减少沟通时间，这本身就是精益理念的体现。 A3格式报告的内容 在经过几个月的研究，并绞尽脑汁的撰写与修改A3格式报告，以
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很多企业都在用丰田的A3格式报告，我们也一样，比如公司一些年度的大项目，都会用这个格式来整理，每月更新。用一页纸说清楚关键信息，减少沟通时间，这本身就是精益理念的体现。
A3格式报告的内容
在经过几个月的研究，并绞尽脑汁的撰写与修改A3格式报告，以使其包含重要且可一目了然的信息后，此团队把这份报告呈递给决策者以作出最终决定。此计划的最终决策者是由丰田技术中心的总裁所组织的主管委员会。这个议程层其实只花了5分钟，项目团队呈递的这份报告主要是一种形式而已，因为所有人都已经看过这份报告多次了。因此，在主管委员会上不用进行太多讨论，便可做出形式上的核准。
A3格式报告融入了丰田解决问题的流程，而这种解决问题流程是以“戴明循环”（Deming Cycle)为基础的。品质大师戴明指出，良好的解决问题流程应该包含规划、执行、检查、行动（PDCA)4大要素。当丰田公司叫其员工使用A3格式报告时，其先决条件之一就是采取PDCA。
本着现地现物的精神，在规划A3格式报告之前，先彻底了解现状、价值、期望、政策、采用现有制度的理由等，有了这些深入的了解作为基础后，便能展开戴明循环的步骤：规划、执行、检查、行动。
与其他沟通方式的区别
丰田公司的销售行政副总裁亚伦.卡比托在一踏出校门后便进入丰田公司工作。因此，他只知道丰田模式，但在20世纪80年代开始和通用汽车公司于NUMMI合作时，他观察到丰田公司的沟通方式确实与众不同：
【通用汽车公司做决策的方式是写备忘录，我不知道自己有多少年没有写备忘录了，可能有20年了吧。在NUMMI，我的方式是去找某人，我们坐下来讨论议题，最后，我试图说服他们接受我的构想，或是我接受他们的想法，但是我从来不写备忘录。在我眼中，备忘录就像是方向指令，和A3格式的PDCA文件不同。A3格式的PDCA文件中有人人都能看得懂、能了解的评估。在我看来A3格式的报告是一种学习过程，而备忘录不是学习过程。】
在会议中的实际应用
以A3格式报告沟通并作为解决问题的纪律性方法，其好处之一是使丰田公司的会议变得非常有效率。实现有效率会议的先决条件包括：
1. 在召开会议之前必须有明确的会议目的
：
有时候，从会议议程上就可以看出此会议是否有明确目的。但是，议程必须非常专注于明确且可实现的任务。
2. 邀请正确的参与会者：
该参加会议的人必须参加。
3. 与会者必须事先做好准备：
所有与会者都应该知道自己必须为此会议做好什么准备，并确实做好准备。
4. 有效使用视觉辅助：
A3格式报告对视觉辅助极为有效。
5. 把信息分享和解决问题区分开来：
应该在会议之前尽可能多的分享信息，使会议时间集中于解决问题。
6. 准时开会与结束会议。
从我参加会议的经验来看，多数会议都没有做到上述6个要领：会议的目的含糊不清；该参加者没有参加；除了主持会议者外，没有人为会议做好准备；很少运用视觉辅助；大多数会议着重信息分享；会议延迟开始，延后结束。在这些情况下，会议必然会浪费时间，并无法高效做出决策。
越大的公司，在沟通上花的时间和精力更多，A3格式报告能有效减少沟通时间浪费，真正把时间用到刀刃上。
用好A3报告，关键仍在实践。
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问题思考：
【你们目前在运用A3报告格式吗，有哪些心得可以分享？分享的过程就是思考和进步的过程】
参考文献：杰弗里.莱克《丰田汽车案例》，李芳龄译。
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